Kwestia przechowywania i tworzenia dokumentacji pracowniczej została szczegółowo określona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z treścią § 1 w/w aktu prawnego, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:
- wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
- świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
- orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, które to składają się z 3 części i obejmują:
- w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
- w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
- w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Mając na uwadze powyższe, wielu pracodawców upatruje się w takich przepisach prawnych upoważnienia do sporządzania i przechowywania notatek służbowych względem określonych pracowników. Wielu pracowników twierdzi jednak, że obojętnie jakiej treści nie byłaby taka notatka, to pracodawcy nie mają prawa do jej sporządzenia. Okazuje się jednak, że nie mają oni racji. Sprawa okazała się na tyle problematyczna, że w końcu trafiła przed oblicze Sądu Najwyższego, który zgodnie orzekł, iż nie można zakazać pracodawcy gromadzenia materiałów dotyczących swoich pracowników, szczególnie jeżeli mają one wpływ na ogólną ocenę pracy pracownika. Jedynym warunkiem jest to, że notatki służbowe były do wglądu pracownika oraz aby wiedział on o każdej wykonanej w stosunku do jego osoby notatce. Jednocześnie Sąd ten podkreślił w wyroku z dnia 4 czerwca 2002 r. (sygn. akt I PKN 249/01), iż sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu pomiędzy pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika. Z kolei w wyroku z dnia 10 października 2003 r. (sygn. akt I PK 295/02) wskazuje, że pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt.
Reasumując, pracodawca ma zatem prawo do sporządzania notatek służbowych dotyczących każdego z zatrudnianych przez niego pracowników i to niezależnie od tego, jakiej są one treści. Z drugiej strony powyższe notatki muszą być udostępniane do wglądu na każde życzenia pracownika. Niedopuszczalne jest bowiem tworzenie zamkniętego i niedostępnego dla pracownika zbioru. Takie zachowanie może być wówczas naruszeniem ustawy o ochronie danych osobowych.
