Przepisy projektu wprowadzają obligatoryjność przeprowadzania kontroli legalności pobytu cudzoziemców przez co najmniej dwóch funkcjonariuszy Straży Granicznej, Policji lub Służby Celnej lub upoważnionych pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców lub urzędu wojewódzkiego, co ma zagwarantować sprawność i minimalizację ewentualnych zagrożeń mogących wystąpić podczas prowadzonych czynności. Kontrolę przeprowadza się, jeżeli okoliczności uzasadniają jej podjęcie w szczególności, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że pobyt cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest nielegalny lub stanowi zagrożenie dla obronności lub bezpieczeństwa państwa lub stanowi zagrożenie dla ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego. W projekcie rozporządzenia uwzględniono także sytuacje podejmowania kontroli, jeżeli w toku wykonywania innych czynności służbowych zostaną ujawnione okoliczności uzasadniające jej przeprowadzenie. Dopuszczono możliwość, w ramach kontroli realizowanych wspólnie przez funkcjonariuszy i pracowników różnych służb lub urzędów, przeprowadzanie kontroli przy udziale jednego funkcjonariusza lub jednego pracownika danej służby lub urzędu. W toku takich kontroli zagwarantowana jest sprawność i minimalizacja ewentualnych zagrożeń mogących wystąpić podczas prowadzonych czynności, a także uwzględnione zostały przypadki, kiedy przedstawiciele różnych organów działają wspólnie. W projekcie uwzględniono także specyfikę i warunki kontroli realizowanych w siedzibie Urzędu do Spraw Cudzoziemców albo urzędu wojewódzkiego, które mogą być przeprowadzane przez jednego pracownika. Ponadto, jeśli w toku wykonywania innych czynności służbowych ujawniono okoliczności uzasadniające podjęcie kontroli, kontrola może być przeprowadzana przez jednego funkcjonariusza. Wskazany przepis uwzględnia sytuację kiedy w toku zadań realizowanych co do zasady przez jednego funkcjonariusza nastąpi ujawnienie okoliczności powodujących konieczność przeprowadzenia kontroli legalności pobytu cudzoziemca i umożliwia jej przeprowadzenie w takiej sytuacji.
W przedmiotowym projekcie określono także obowiązek przeprowadzania kontroli zgodnie z planem kontroli. Dotyczy to tylko kontroli planowanych, podejmowanych w toku realizacji wspólnych działań, po wcześniejszym uzyskaniu informacji o nielegalnym pobycie cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub stanowiącym zagrożenie dla obronności lub bezpieczeństwa państwa lub zagrożenie dla ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego. Wspólne działania mogą być realizowane z udziałem przedstawicieli różnych służb oraz organów i stanowić wypełnienie obowiązujących przepisów i postanowień dotyczących współdziałania. W toku wskazanych działań każdy z podmiotów realizuje czynności wynikające z jego zakresu właściwości, dotyczy to także kontroli legalności pobytu, która stanowi element takich działań. Sporządzenie planu kontroli w takich okolicznościach, ma na celu właściwe jej przygotowanie, w szczególności poprzez wskazanie kierującego czynnościami kontrolnymi oraz określenie założeń organizacyjnych. Określono także czynności, jakie jest zobowiązany wykonać funkcjonariusz oraz pracownik przed rozpoczęciem przedmiotowej kontroli. Wskazane czynności mają na celu zapoznanie osób poddawanych kontroli z przyczyną i podstawą prawną jej podjęcia, a także pozwalają na ustalenie danych funkcjonariusza lub pracownika dokonującego kontroli, co ma istotne znaczenie w przypadku ewentualnych nieprawidłowości stwierdzonych przez kontrolowanego. Przepis § 3 ust. 5 określa elementy, które powinno zawierać upoważnienie do przeprowadzania kontroli. Przedmiotowe upoważnienie zawiera wskazanie podstawy prawnej, oznaczenie organu kontroli, datę i miejsce wystawienia, imię i nazwisko pracownika uprawnionego do wykonywania kontroli, określenie zakresu przedmiotowego kontroli, wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli, podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska.
Ujednolicenie elementów upoważnienia jest szczególnie istotne, z uwagi na możliwość przeprowadzania kontroli przez pracowników różnych urzędów. W związku z tym, że kontrola legalności pobytu może być przeprowadzana w siedzibie Urzędu do Spraw Cudzoziemców albo urzędu wojewódzkiego – w związku z ubieganiem się cudzoziemca o zalegalizowanie pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, lub w terenie – w przypadku istnienia uzasadnionego podejrzenia dotyczącego nielegalnego pobytu cudzoziemca na tym terytorium wskazano, iż pracownik nie okazuje upoważnienia do jej przeprowadzenia przez rozpoczęciem kontroli przeprowadzanej przez pracowników w siedzibie urzędu.
Zgodnie z przepisami projektu cudzoziemiec w toku kontroli wzywany jest do okazania dokumentów potwierdzających, że pobyt cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest legalny oraz środków finansowych niezbędnych do pokrycia kosztów pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub dokumentów potwierdzających posiadanie środków finansowych. Zaproponowany w projekcie katalog dokumentów podlegających kontroli uwzględnia zmiany, w przepisach dotyczących określenia różnego rodzaju zezwoleń i tytułów pobytowych, także dokonanych w związku z implementacją przepisów wspólnotowych obowiązujących w tym zakresie. Przepisy nakładają na kontrolującego obowiązek sporządzenia protokołu z czynności kontrolnych w przypadku stwierdzenia nielegalnego pobytu cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W przypadku stwierdzenia legalności pobytu cudzoziemca pracownik sporządza notatkę, a funkcjonariusz odnotowuje się fakt przeprowadzenia kontroli w notatniku służbowym albo sporządza notatkę. Wskazane rozróżnienie ma na celu uwzględnienie istniejących form dokumentowania czynności służbowych przeprowadzanych przez funkcjonariuszy, określonych w przepisach odrębnych i służy ich ujednoliceniu, a także uproszczeniu sposobu dokumentowania kontroli, w przypadkach, gdy nie stwierdzono nieprawidłowości oraz nie wystąpiły dodatkowe okoliczności wymagające sporządzenia odrębnego dokumentu. Funkcjonariusz powinien natomiast sporządzić notatkę w przypadku, gdy w kontroli bierze udział tłumacz. W projekcie określone zostały elementy, które powinien zawierać protokół i notatka z przeprowadzonych czynności. Przewidziano także możliwość sporządzenia jednego protokołu obejmującego wszystkich kontrolowanych cudzoziemców lub jednej notatki w przypadku, gdy kontrolą objęto jednocześnie więcej niż jednego cudzoziemca. Określono również sposób postępowania w przypadku odmowy podpisania protokołu kontroli przez cudzoziemca. Regulacje zawarte w przedmiotowym projekcie rozporządzenia, obejmują swoim zakresem sprawy należące do kompetencji prawa krajowego i jako takie nie podlegają harmonizacji z prawem wspólnotowym.
