W myśl art. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 120, poz. 1134), który określa wzór książki obiektu budowlanego i sposób jej prowadzenia, książka powinna być założona w dniu przekazania obiektu budowlanego do użytkowania i systematycznie prowadzona przez okres jego użytkowania. Wypełnianie tego obowiązku, a więc prowadzenie książki zgodnie z jej przeznaczeniem tj. dokonywanie zapisów dotyczących przeprowadzanych badań i kontroli stanu technicznego, remontów i przebudowy – w okresie użytkowania obiektu budowlanego, niewątpliwie świadczy o prawidłowym zarządzaniu obiektem budowlanym, co przekłada się na jego utrzymanie we właściwym stanie technicznym. Z kolei nieprawidłowości związane z prowadzeniem książek obiektu budowlanego są w dużej mierze konsekwencją zaniedbań właścicieli i zarządców obiektów budowlanych, co uwidacznia się np. w niewykonywaniu w obiekcie budowlanym okresowych kontroli stanu technicznego czy prowadzeniu w obiekcie budowlanym nielegalnych robót budowlanych. Takie zachowania są niedopuszczalne w świetle obowiązków, które nakładają na właścicieli i zarządców przepisy ustawy – Prawo budowlane.
W trosce o bezpieczeństwo użytkowanych obiektów budowlanych organy nadzoru budowlanego szczebla podstawowego mają obowiązek kontrolować sposób prowadzenia książek obiektu budowlanego przez właścicieli i zarządców. Niespełnienie obowiązku prowadzenia książki jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. Dodatkowo należy uwypuklić, iż zgodnie z art. 81 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy – Prawo budowlane, do podstawowych obowiązków organów nadzoru budowlanego należy nadzór i kontrola nad przestrzeganiem przepisów prawa budowlanego, a w szczególności warunków bezpieczeństwa ludzi i mienia przy utrzymywaniu obiektów budowlanych. Oznacza to, że organy nadzoru budowlanego zostały zobowiązane przez ustawodawcę do kontroli użytkowanych obiektów budowlanych i dotyczącej tych obiektów dokumentacji. Jakiekolwiek zaniedbania w tym zakresie ze strony organów nadzoru budowlanego mogą negatywnie wpłynąć na bezpieczne użytkowanie obiektów budowlanych. Zgodnie z 64 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 z późn. zm.) obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego nie obejmuje właścicieli i zarządców budynków mieszkalnych jednorodzinnych, obiektów budowlanych budownictwa zagrodowego i letniskowego, obiektów budowlanych wymienionych w art. 29 ust. 1, dróg lub obiektów mostowych, jeżeli prowadzą książkę drogi lub książkę obiektu mostowego na podstawie przepisów o drogach publicznych.
