Wszystko rozpoczyna się od złożenia wniosku we właściwym sądzie rejonowym, w którym funkcjonuje wydział ksiąg wieczystych. Wnioski dostępne są nie tylko w siedzibach tych sądów, ale także na stornach internetowych. Pamiętajmy przy tym, że dla każdej nieruchomości prowadzi się odrębną księgę wieczystą, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Dotyczy to także nieruchomości lokalowych oraz nieruchomości, w których nieruchomości lokalowe zostały wyodrębnione. W księdze wieczystej prowadzonej dla nieruchomości, w której własność lokali została wyodrębniona, ujawnia się sposób zarządu tą nieruchomością określony w umowie, a w razie nieujawnienia domniemywa się sposób zarządu wynikający z ustawy.
Złożenie samego wniosku w przedmiocie założenia księgi wieczystej nie jest jednak wystarczalne, musimy bowiem dołączyć do niego wszelkie dokumenty potwierdzające nasze prawo do danej nieruchomości – najlepiej w oryginałach lub poświadczonych notarialnie kopiach. Nie każdy jednak może złożyć powyższy wniosek. Ustawodawca przewidział, że uprawnionymi w tej materii są:
- właściciel nieruchomości,
- osoba, której przysługuje ograniczone prawo rzeczowe do określonej nieruchomości,
- wierzyciel, jeżeli przysługuje mu prawo, które ma być wpisane do księgi wieczystej,
- właściwa państwowa jednostka organizacyjna lub osoba, której oddano nieruchomość w użytkowanie wieczyste (dotyczy nieruchomości państwowych).
Sam wniosek musi spełnić także pewne wymagania formalne, w jego treści musi bowiem znajdować się:
- oznaczenie nieruchomości, miejsce jej położenia, obszar oraz sposób korzystania z nieruchomości,
- lista wszystkich uprawnionych, na których rzecz własność ma być wpisana oraz wskazanie ich adresów,
- powołanie tytułu własności nieruchomości,
- wyszczególnienie obciążających nieruchomość praw rzeczowych lub ograniczeń w jej rozporządzaniu albo oświadczenie wnioskodawcy, że nie wie o istnieniu takich praw lub ograniczeń.
Po złożeniu właściwie wypełnionego wniosku i przedłożeniu wymaganych dokumentów, sąd rejestrowy przystąpi do postępowania dowodowego. W tym celu za zawiadomi on wszystkich zainteresowanych, a także właściwy organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków. Do zawiadomienia dołączony jest odpis postanowienia o założeniu księgi wieczystej. Sąd także zawiadamia właściwą spółdzielnię mieszkaniową o założeniu księgi wieczystej dla ograniczonego prawa rzeczowego oraz o wpisie hipoteki do tej księgi. Jeżeli nikt nie zgłosi sprzeciwu co do wniosku o założenie księgi wieczystej, a cała reszta wymaganej dokumentacji będzie prawidłowa, to księga wieczysta zostanie założona bez problemu.
Procedura zakładania księgi nie należy do zbyt drogich. Wniosek o założenie księgi kosztuje 40 zł i pobierany jest niezależnie od wpisu od wniosku o wpis własności lub innego prawa. Inaczej mówiąc, gdy składamy do sądu wniosek o założenie księgi wieczystej oraz o wpis własności nieruchomości (prawa użytkowania wieczystego) będziemy musieli ponieść:
- koszt stały w wysokości 40 zł pobierany w celu pokrycia kosztów druku księgi wieczystej oraz koszt teczki akt,
- koszty z tytułu wniosku o wpis prawa własności nieruchomości wynoszące 1/5 wpisu stosunkowego obliczonego od wartości nieruchomości.
Opłata od wniosku o wpis własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego jest dużo mniejsza, ponieważ wynosi 1/20 wpisu sądowego stosunkowego.
