Zgodnie z regulacją art. 28 KPA, stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Pamiętajmy, że interes prawny może wynikać nie tylko z normy prawa materialnego administracyjnego, ale także z normy prawa materialnego należącej do każdej gałęzi prawa, w tym również do prawa cywilnego. Mieć interes prawny znaczy to samo, co ustalić powszechnie obowiązujący przepis prawa, na którego podstawie można skutecznie żądać czynności organu z zamiarem zaspokojenia jakiejś potrzeby, albo żądać zaniechania lub ograniczenia czynności organu sprzecznych z potrzebami danego podmiotu – strony postępowania. Z powyższego wynika zatem, że wpływ na „powstanie strony” w postępowaniu administracyjnym mają szeroko rozumiane przepisy prawne.
Stronami mogą być osoby fizyczne i osoby prawne, a gdy chodzi o państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne i organizacje społeczne – również jednostki nieposiadające osobowości prawnej. Dodajmy jednak, że spółki prawa cywilnego nie mieszczą się w żadnej kategorii podmiotów wymienionych w przepisie art. 29 KPA. Spółka cywilna nie ma zdolności prawnej, a zatem nie może być co do zasady podmiotem praw i obowiązków w postępowaniu administracyjnym. Nałożenie na spółkę cywilną uprawnień lub obowiązków może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi.
Kodeks postępowania administracyjnego uzależnia posiadanie statusu strony postępowania tak naprawdę również od innej regulacji prawnej – znajdującej się w Kodeksie cywilnym. Jak stanowi bowiem art. 30 KPA, zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych stron (wpływającą na posiadany status strony) ocenia się według przepisów prawa cywilnego, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Osoby fizyczne nieposiadające zdolności do czynności prawnych działają przez swych ustawowych przedstawicieli. Strony niebędące osobami fizycznymi działają przez swych ustawowych lub statutowych przedstawicieli. W sprawach dotyczących praw zbywalnych lub dziedzicznych w razie zbycia prawa lub śmierci strony w toku postępowania na miejsce dotychczasowej strony wstępują jej następcy prawni. W sprawach dotyczących spadków nieobjętych jako strony działają osoby sprawujące zarząd majątkiem masy spadkowej, a w ich braku – kurator wyznaczony przez sąd na wniosek organu administracji publicznej. Zdaniem sądu apelacyjnego w Łodzi, zdolność procesowa osób o ograniczonej zdolności do czynności prawnych w postępowaniu administracyjnym powinna być związana z możliwością samodzielnego realizowania podmiotowości administracyjnoprawnej, czyli korzystania z uprawnień wynikających z prawa materialnego lub zajmowania stanowiska, w sytuacjach gdy przepisy tego prawa przewidują nałożenie na taką osobę obowiązku, skierowania do niej nakazu lub zakazu albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa. Za stronę częściowo ubezwłasnowolnioną działa kurator. Strona będzie wprawdzie adresatem decyzji wydanej w jej sprawie, ale wszystkie pisma, łącznie z decyzją, muszą być doręczone jej kuratorowi, ponieważ tylko on może odebrać pismo z pełnym skutkiem prawnym. Doręczenie pisma tylko stronie, jeśli działa ona przez ustawowego przedstawiciela jest bezskuteczne (por. wyrok sądu apelacyjnego w Łodzi z 29.01.2013 r. sygn. akt III AUa 841/12).
