Zgodnie z treścią art. 28 i 29 KPA, stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Stwierdzenie istnienia interesu prawnego wymaga ustalenia związku o charakterze materialnoprawnym między obowiązującą normą prawa, a sytuacją prawną konkretnego podmiotu prawa, polegającego na tym, że akt stosowania tej normy (decyzja administracyjna) może mieć wpływ na sytuację prawną tego podmiotu w zakresie prawa materialnego. Interes taki powinien być bezpośredni, konkretny, realny i znajdować potwierdzenie w okolicznościach faktycznych, które uzasadniają zastosowanie normy prawa materialnego. Jak podkreśla NSA w Warszawie w wyroku z dnia 18 kwietnia 2013 r. (sygn. akt I OSK 1957/11), interes prawny jest określany jako osobisty, konkretny i aktualny, prawnie chroniony interes, który może być realizowany na podstawie określonego przepisu, bezpośrednio wiążący się z indywidualnie i prawnie chronioną sytuacją strony.
Stronami mogą być zarówno osoby fizyczne jak i osoby prawne, a gdy chodzi o państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne i organizacje społeczne – również jednostki nieposiadające osobowości prawnej. Ważną informacją jest także to, iż spółki prawa cywilnego nie mieszczą się w żadnej kategorii podmiotów wymienionych w powyższej regulacji. Spółka taka nie jest bowiem odrębnym podmiotem prawa – jest to tak naprawdę szczególnego rodzaju umowa o charakterze zobowiązaniowym. Spółka cywilna nie ma zdolności prawnej, a zatem nie może być co do zasady podmiotem praw i obowiązków w postępowaniu administracyjnym. Nałożenie na spółkę cywilną uprawnień lub obowiązków może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi. Tym samym wobec braku podmiotowości spółki cywilnej, postępowanie administracyjne które dotyczy (w sferze pewnej zewnętrznej nomenklatury) spółki cywilnej, w istocie dotyczy praw i obowiązków jej wspólników.
Charakter strony, przysługujący osobie fizycznej wygasa wraz z jej śmiercią, a więc nie tylko nie można wszcząć ani wydać w stosunku do osoby zmarłej decyzji, ale także nie może ona z powodu braku możliwości fizycznego doręczenia takiej decyzji wywołać odpowiednich skutków prawnych. W przypadku zaś osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej taka sytuacja będzie miała miejsce, gdy podmioty te utracą swój byt prawny – np. na skutek likwidacji danej spółki, ogłoszenia jej upadłości czy wreszcie poprzez jej połączenie z inną spółką. W tym ostatnim przypadku, sukcesorem praw i obowiązków takiej spółki staje się spółka przejmująca. Z chwilą wykreślenia, spółka traci zdolność prawną – nie może być podmiotem praw i obowiązków z zakresu prawa administracyjnego. Innymi słowy w stosunku do osoby prawnej, która zakończyła swój byt prawny na skutek połączenia i przejęcia, nie można wszcząć ani prowadzić postępowania. Nie mogą też być do niej kierowane wydane w sprawie rozstrzygnięcia.
Na zakończenie warto dodać, że podmiot, który nie może stać się stroną postępowania administracyjnego, nie posiada zdolności administracyjnoprawnej tj. zdolności do bycia podmiotem praw i obowiązków, o których rozstrzyga się przez wydanie decyzji administracyjnej, nie może skutecznie wnieść odwołania w postępowaniu administracyjnym.
