Posługiwanie się kopiami, zamiast oryginałów dokumentów pojawia się przede wszystkim w sytuacji, gdy dany podmiot posiada jeden egzemplarz pisma i dodatkowo jest on mu niezbędny dla prawidłowej dokumentacji dokonywanych czynności prawnych. Taka osoba nie może zatem przedłożyć oryginału określonego dokumentu, w przeciwnym razie w przyszłości nie będzie w stanie udowodnić zawartej transakcji czy dokonanej zapłaty. W związku z tym, aby spełnić obowiązek dostarczenia oryginału dokumentu do właściwego organu administracyjnego lub sądu, wystarczy uwierzytelnić kopię określonego dokumentu. Dzięki takiej czynności następuje potwierdzenie pełnej zgodności owej kopii z oryginałem.
Najpopularniejszą i zarazem najpewniejszą formą uwierzytelniania jest notarialne poświadczenie podpisu oraz notarialne poświadczenie dokumentu. Wizyta u prawnika wiąże się oczywiście z koniecznością poniesienia odpowiednich kosztów – tzw. taksy notarialnej. W praktyce cena za profesjonalne uwierzytelnienie dokumentu jest dosyć niska, wynosi bowiem 6 zł + VAT za każdą stronę pisma. Warto jednak pamiętać, że jest to cena maksymalna, dlatego też teoretycznie możemy znaleźć kancelarię, która stosuje mniejsze opłaty.
Notariusze nie są jednak jedynymi prawnikami uprawnionymi do uwierzytelniania dokumentów. Zgodnie bowiem z treścią art. 129 §2 i 3 Kodeksu postępowania cywilnego, zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa ma charakter dokumentu urzędowego. Jak zaznaczył sąd apelacyjny we Wrocławiu w wyroku z dnia 23 września 2010 r. (sygn. akt I Acz 1229/10), przyznanie na podstawie znowelizowanego art. 129 KPC (ustawą z dnia 23.10.2009 r. o zmianie ustawy w zakresie uwierzytelnienia dokumentów) pełnomocnikom procesowym prawa do uwierzytelniania odpisów dokumentów służących jako dowód w sprawie cywilnej uprawnia obecnie do przyjęcia, że w celu uzyskania klauzuli wykonalności na rzecz lub przeciwko następcy prawnemu wierzyciela i dotychczasowego dłużnika, na podstawie art. 788 § 1 KPC wystarczy wykazanie przejścia uprawnień lub obowiązków za pomocą dokumentów urzędowo poświadczonych, poświadczonych za zgodność z oryginałem przez zawodowego pełnomocnika, ustanowionego przez wnioskodawcę w sprawie o nadanie klauzuli wykonalności.
Kwestia uwierzytelniania dokumentów pojawia się także na gruncie postępowania administracyjnego. Zgodnie z treścią art. 76a Kodeksu postępowania administracyjnego, jeżeli dokument znajduje się w aktach organu administracyjnego, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis lub wyciąg z dokumentu. Z powyższego wynika zatem, że poświadczenie zgodności dokumentu z oryginałem może zostać dokonane także przez organy administracyjne. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym ma charakter dokumentu urzędowego. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej zażąda od strony składającej odpis dokumentu, przedłożenia oryginału tego dokumentu.
