Podstawowymi elementami każdej umowy najmu są oznaczenie stron umowy – najemcy oraz wynajmującego, opis przedmiotu umowy, wysokość czynszu i termin jego uiszczania, czas trwania umowy (określony lub nieokreślony) oraz warunki jej wypowiedzenia, prawa i obowiązki stron, wysokość i sposób rozliczania ewentualnej kaucji (kaucja jest przy umowie najmu dobrowolna, służy zabezpieczeniu roszczeń wynajmującego mieszkanie w przypadku ewentualnej dewastacji lokalu lub znajdującego się w nim wyposażenia. Pamiętajmy, że nie może być większa jak dwunastokrotność miesięcznego czynszu za dany lokal). Oprócz wyraźnego określenia czynszu w umowie powinny znaleźć się informacje dotyczące opłat dodatkowych za gaz, prąd, a nawet i fundusz remontowy. Nie zapominajmy także o dokładnym uregulowaniu kwestii ewentualnej możliwości podnoszenia czynszu przez wynajmującego. Im więcej kwestii dotyczących najmu zostanie wyraźnie ustalonych w umowie przez strony, tym lepiej.
Przed wydaniem lokalu najemcy powinien zostać sporządzony protokół zdawczo – odbiorczy, zawierający szczegółowe informacje dotyczące dotychczasowego stanu technicznego mieszkania, stanu liczników oraz znajdującego się w nim wyposażenia. Nie zaszkodzi przy tym dołączyć do takiego protokołu zdjęcia danego lokalu jeszcze przed zawarciem umowy najmu. Jest to bardzo istotna kwestia, ponieważ protokół wraz ze zdjęciami posłuży przy rozliczaniu kaucji pod koniec trwania umowy.
Zanim jednak zdecydujemy się podpisać jakąkolwiek umowę najmu powinniśmy najpierw sprawdzić czy wynajmujący jest rzeczywiście właścicielem danej nieruchomości. W tym celu wynajmujący powinien okazać przyszłemu najemcy akt notarialny będący dowodem własności lokalu lub zaświadczenie ze spółdzielni o własności mieszkania, można także samodzielnie sprawdzić stan własności mieszkania we właściwej księdze wieczystej (znając numer księgi można to zrobić nawet przez Internet). Nie zaszkodzi także sprawdzenie tożsamości przyszłego wynajmującego, czy jest on rzeczywiście tym za kogo się podaje.
