Przepisy art. 140 Kodeksu pracy przewidują możliwość stosowania przez pracodawców systemu zadaniowego czasu pracy w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. W praktyce system ten może znaleźć zastosowanie w sytuacjach, kiedy pracodawca nie ma możliwości kontrolowania i ewidencjonowania czasowych ram wykonywania pracy przez pracownika z uwagi na jej wykonywanie poza zakładem pracy, częste wyjazdy czy nieregularność lub niemożność przewidzenia zapotrzebowania na pracę, której świadczenie musi być elastycznie dostosowane do potrzeb klienta czy konkretnych okoliczności. Stąd też system ten najczęściej stosowany jest do przedstawicieli handlowych, informatyków wykonujących prace serwisowe czy pracowników wykonujących wolne zawody, jak np. prawnicy czy architekci.Pracodawcy stosujący system zadaniowego czasu pracy często są przekonani, że eliminuje on problem pracy w godzinach nadliczbowych i konieczność ich kompensowania.
Pracownik zatrudniony w systemie zadaniowego czasu pracy ma wprawdzie pewną swobodę w planowaniu i organizowaniu swoich zadań, a w konsekwencji także czasu pracy, jednak, zgodnie z treścią powołanego już przepisu, ustalając z pracownikiem zadania i czas potrzebny na ich realizację, pracodawca ma obowiązek uwzględnić normy czasu pracy, wynikające z art. 129 Kodeksu pracy. Czas pracy pracownika nie może więc przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Na gruncie orzecznictwa (mimo iż stanowisko takie jest w doktrynie krytykowane) przyjmuje się przy tym, że obowiązek przestrzegania norm czasu pracy z art. 129 Kodeksu pracy w ramach systemu zadaniowego czasu pracy wyłącza możliwość równoważenia czasu pracy pracownika wykonywanej ponad te normy obniżonym wymiarem czasu pracy w innych dniach.
Konsekwencją powierzenia pracownikowi zadań, których wykonanie nie jest możliwe w ramach wspomnianych norm czasu pracy, jest wystąpienie pracy w godzinach nadliczbowych i konieczności ich skompensowania przez pracodawcę na ogólnych zasadach czasem wolnym lub wynagrodzeniem i dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych. Ocena ustalonych z pracownikiem zadań powinna być jednak zobiektywizowana. Wykonywanie przez pracownika zadań ponad normy czasu pracy nie będzie pracą w godzinach nadliczbowych, jeśli zadania mogły być wykonane w normalnym czasie pracy, jednak ich wykonanie zajęło pracownikowi więcej czasu z uwagi na zmniejszoną wydajność pracownika czy inne przeszkody leżące po jego stronie.
Mimo iż pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy (ma jednak obowiązek ewidencjonować czas pracy w pozostałym zakresie, tj. urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne nieobecności w pracy), wykazanie, że pracownik taki wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych, może nastąpić na podstawie ewidencji wykonywanych zadań, które często są prowadzone dla takich pracowników, albo też na podstawie zapisków prowadzonych przez samego pracownika na własne potrzeby.Aby uniknąć sytuacji, w której pracodawca jest pozbawiony realnej możliwości kontrolowania czasu pracy pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy (z uwagi na charakter tej pracy), ale ma obowiązek przestrzegania przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych, a pracownik jest zobowiązywany do pracy przekraczającej normy, warto wprowadzić w organizacji mechanizm pozwalający na bieżące kontrolowanie wykonania zadań przez pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy i wynikającego stąd czasu pracy Można m.in. uregulować zasady i obowiązek zawiadamiania przełożonego lub pracodawcy, przed wykonaniem pracy, o przewidywanej konieczności wykonywania ustalonych zadań w czasie przekraczającym normy oraz wskazywania przyczyn takiego stanu rzeczy. Pozwoli to pracodawcy na bieżąco reagować na mogącą wystąpić pracę w godzinach nadliczbowych poprzez m.in. modyfikację zadań czy dokonanie oceny, czy rzeczywiście dany pracownik nie ma możliwości wykonania powierzonych mu zadań w normalnym czasie pracy. Świadomość takiej kontroli ze strony pracodawcy pozwoli jednocześnie ograniczyć zjawisko ewidencjonowania przez pracowników w systemach rozliczeniowych wartości zawyżonych czy nieprzystających do rodzaju zadania i czasu wymaganego na jego wykonanie. Kontrola wykonywania zadań przez pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy i poświęcanego na nie czasu może także pozwolić uniknąć długotrwałych i kosztownych, a przy tym trudnych dowodowo procesów sądowych.
Magdalena Świtajska, Zespół Prawa Pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy
