Sporządzenie pisemnego protokołu nie jest jednak jedynym obowiązkiem zamawiającego. Musi on bowiem co roku przekazywać sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych. Sprawozdanie zamawiający przekazuje Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Sprawozdanie wysyłamy zatem tylko do 1 marca 2013 r. i to wyłącznie drogą elektroniczną.
W tym celu zgłaszający powinien wypełnić właściwy formularz znajdujący się na stronie http://www.uzp.gov.pl/cmsws/page/?D;1052 . Aby przekazać sprawozdanie należy posiadać login-BZP i hasło-BZP do zamieszczania ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych. Użytkownicy nieposiadający tych danych powinni wystąpić o ich przyznanie. Odpowiedni formularz należy poprawnie wypełnić i wysłać drogą elektroniczną za pomocą portalu UZP. Nie zapomnijmy jednocześnie wydrukować wygenerowane przez system UZP sprawozdanie z numerem referencyjnym i zachować w aktach. Pamiętajmy także, że wszystkie dotychczas przyznane loginy-BZP i hasła-BZP zachowują swoją ważność.
Bardzo ważną kwestią jest to, że do sporządzenia i przekazania sprawozdania zobowiązane są podmioty, które, w roku objętym sprawozdaniem, udzieliły zamówień (w tym zamówień sektorowych) o wartości powyżej 14.000 euro. W przypadku udzielania zamówień sektorowych obowiązek sprawozdawczy powstaje odpowiednio dla zamówień o wartości powyżej 400 000 euro albo 5 000 000 euro, jeśli przedmiotem zamówienia były roboty budowlane. Ponadto sprawozdanie nie obejmuje czynności wyłączonych ze stosowania ustawy w art. 4, a także w innych przepisach (np. dotyczących udzielania zamówień sektorowych podmiotom powiązanym). Nie dotyczy również konkursów w rozumieniu prawa zamówień publicznych. Sprawozdanie musi obejmować ubiegły rok kalendarzowy – czyli od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. kiedy to zostały udzielone zamówienia o charakterze publicznym.
Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach składane przez zamawiającego zawiera:
- nazwę zamawiającego, adres, REGON i NIP oraz imię i nazwisko, numer telefonu i adres poczty elektronicznej osoby upoważnionej do kontaktów;
- oznaczenie rodzaju zamawiającego i głównego przedmiotu lub przedmiotów działalności, a w przypadku zamówień sektorowych oznaczenie przedmiotu lub przedmiotów działalności;
- liczbę postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia albo zawarciem umowy ramowej oraz wartość zawartych umów bez podatku od towarów i usług w podziale na tryby udzielenia zamówienia lub zawarcia umowy ramowej i rodzaje zamówień, a w przypadku zamówień sektorowych wartość udzielonych zamówień w podziale na rodzaje zamówień i na przedmioty działalności – w odniesieniu do zamówień o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 PZP;
- wykaz postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia z określeniem:
- numeru ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,
- rodzaju zamówienia,
- przedmiotu zamówienia ze wskazaniem kodów określonych w rozporządzeniu (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień CPV,
- kategorii usług 1-27 określonej w załączniku nr 3 do Wspólnego Słownika Zamówień,
- trybu udzielenia zamówienia albo zawarcia umowy ramowej,
- uzasadnienia zastosowania trybu negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki,
- kraju pochodzenia wybranego wykonawcy lub wykonawców,
- wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług, w odniesieniu do zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 PZP;
- sposób wykonania zamówień, których wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20.000.000 euro dla robót budowlanych albo 10.000.000 euro dla dostaw lub usług.
