Zgodnie z art. 80 i n. KP, wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią. Pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów. Powyższe wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za czas niezawinionego przez niego przestoju. Jeżeli przestój nastąpił z winy pracownika, wynagrodzenie już nie przysługuje. Pracodawca może na czas przestoju powierzyć pracownikowi inną odpowiednią pracę, za której wykonanie przysługuje wynagrodzenie przewidziane za tę pracę, nie niższe jednak od wynagrodzenia ustalonego zgodnie z powyższymi zasadami. Jeżeli przestój nastąpił z winy pracownika, przysługuje wyłącznie wynagrodzenie przewidziane za wykonaną pracę. Wynagrodzenie za czas przestoju spowodowanego warunkami atmosferycznymi przysługuje pracownikowi zatrudnionemu przy pracach uzależnionych od tych warunków, jeżeli przepisy prawa pracy tak stanowią. W razie powierzenia pracownikowi na czas takiego przestoju innej pracy, przysługuje mu wynagrodzenie przewidziane za wykonaną pracę.
Jakie są jednak regulacje w sytuacji, gdy pracownik w ogóle nie przychodzi do pracy? Nieusprawiedliwiona nieobecność spowodowana przykładowo niezawinioną niemożnością dotarcia do pracy – np. wypadek drogowy, pobytem w areszcie lub w więzieniu lub samo powstrzymywanie się od wykonywania pracy, powoduje, że wynagrodzenie ulega odpowiedniemu zmniejszeniu. Dokładne regulacje odnośnie obliczania wynagrodzenia pracownikowi przy uwzględnieniu okresu niewykonywania pracy znajdziemy w Rozporządzeniu z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy. Generalnie wszystko zależy od przyczyny nieobecności w pracy.
Pierwszy sposób ustalania wysokości wynagrodzenia wiąże się z nieobecnością spowodowaną niezdolnością do pracy, urlopem macierzyńskim, okresem sprawowania opieki nad dzieckiem lub członkiem rodziny. W takich sytuacjach w razie nieobecności pracownika stałe miesięczne wynagrodzenie dzielimy przez 30 (niezależnie od tego ile dni ma miesiąc, w którym powstała nieobecność pracownika), wówczas uzyskamy wysokość wynagrodzenia za jeden dzień nieobecności. Taką wartość mnożymy przez liczbę dni nieobecności – będzie to podstawa do zmniejszenia wynagrodzenia nieobecnego pracownika. Aby jak najlepiej zobrazować powyższe reguły posłużmy się przykładem.
Jan Kowalski był nieobecny w pracy z powodu choroby trwającej od 1 do 10 maja 2012 r. Jego wynagrodzenie miesięczne wynosi 1 500 zł. Wynagrodzenie zostanie zmniejszone za 10 dni nieobecności, czyli 1 500 zł – (1 500 zł : 30 dni x 10 dni) = 1 000 zł
Drugi sposób ustalania wysokości wynagrodzenia wiąże się z nieobecnością spowodowaną z innych przyczyn, niż wymienione poprzednio – np. urlop bezpłatny, rozpoczęcie lub zakończenie pracy w trakcie miesiąca. W takiej sytuacji stałe wynagrodzenie miesięczne dzielimy przez roboczogodziny, które przypadają do przepracowania w danym miesiącu, a następnie mnożymy przez ilość godzin, które nie zostały przepracowane. Tak otrzymany wynik musimy odjąć od stałego wynagrodzenia zasadniczego.
Jan Kowalski był nieobecny w pracy z powodu urlopu bezpłatnego – okres nieobecności wyniósł 20 godzin. W czerwcu Jan Kowalski miał przepracować 168 godzin. Tym samym wynagrodzenie zasadnicze ulegnie zmniejszeniu o 20 godzin. Jego wynagrodzenie miesięczne wynosi 1 700 zł. Tym samym wynagrodzenie za czerwiec wyniesie w tym przypadku 1 700 zł – (1 700 zł : 168 godzin x 20 godzin) = 1497,62 zł
Gdyby nieobecność wynikała z przyczyn mieszanych (tj. z grupy pierwszej i drugiej), wynagrodzenie należne pracownikowi obliczamy na podstawie dwóch powyższych sposobów.
