Niepoświadczona kserokopia nie jest dokumentem. Jeżeli zaś pismo nie może być uznane za dokument, nie może być ono też podstawą do prowadzenia dowodu w trybie art. 308 k.p.c.. Odmienne ujęcie tego zagadnienia prowadziłoby do obejścia przepisów o dowodzie z dokumentu. Poza tym, jak trafnie podkreślono w doktrynie, wymienione w art. 308 k.p.c. środki dowodowe ustawodawca zaliczył do „przyrządów utrwalających albo przenoszących obrazy lub dźwięki”. Oznacza to, że środki te, w tym także fotokopie, mają przedstawiać rzeczywistość poprzez zawarte w nich obrazy lub dźwięki, a nie przez opisy wyrażane pismem (Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 14 lutego 2007 r., II CSK 401/06).
Procedura cywilna przewiduje podział dokumentów na dokumenty urzędowe i prywatne. Zgodnie z art. 244 § 1 k.p.c. dokumentem urzędowym może być jedynie dokument, który sporządzone został w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania. Dokumenty takie stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Dokument, który nie spełnia wymogów określonych w treści art. 244 § 1 k.p.c. nie będzie miał przymiotu dokumentu urzędowego, ale może wówczas zostać uznany za dokument prywatny. Zgodnie z treścią art. 245 k.p.c. dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Dokument prywatny korzysta zatem z domniemania autentyczności oraz z domniemania, że zawarte w nim oświadczenie złożyła osoba, która go podpisała.
Za dokument w rozumieniu przepisu art. 245 k.p.c. nie można uznać niepoświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii (zob. wyrok SA w Warszawie z dnia 30 września 2013 r., VI ACa 198/13; wyrok SA w Białymstoku z dnia 18 października 2013 r., I ACa 429/13). Zatem sama odbitka ksero lub inna kopia reprograficzna nie jest dokumentem w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego i nie może dokumentu zastąpić. W konsekwencji nie stanowią dowodu tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 14 lutego 2007 r. (II CSK 401/06) również uznał, że niepoświadczona kserokopia nie jest dokumentem. Jeżeli zaś pismo nie może być uznane za dokument, nie może być ono też podstawą do prowadzenia dowodu w trybie art. 308 k.p.c. Odmienne ujęcie tego zagadnienia prowadziłoby do obejścia przepisów o dowodzie z dokumentu.
Posłużenie się niepotwierdzoną kserokopią jako środkiem mającym posłużyć ustaleniu treści pisemnego dokumentu uznać należy za dopuszczalne tylko wówczas, kiedy z przyczyn faktycznych uzyskanie dostępu do oryginału lub wypisu lub odpisu funkcjonującego na prawach oryginału nie jest możliwe dla strony, a także dla sądu. Wówczas nie zachodzi niebezpieczeństwo obejścia przepisów o prowadzeniu dowodu z dokumentów (por. postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 26 listopada 2014 r., III CSK 254/13).
Fotokopia w rozumieniu art. 308 § 1 k.p.c. de facto niczym nie różni się od kserokopii – jest to ten sam rodzaj dowodu wykonany tą samą metodą. Odpis dokumentu, w przeciwieństwie do kserokopii (fotokopii), ma taką samą moc dowodową jak oryginał dokumentu. Jak stwierdza Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 27 stycznia 2006 r. (III CK 369/05) – „Odpisem w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania cywilnego, w tym odpisem orzeczenia w rozumieniu art. 140 k.p.c., jest dokument wiernie odzwierciedlający treść oryginału orzeczenia albo jego kopia, przy czym dokument ten nie musi być uwierzytelniony lub poświadczony za zgodność”. Słowniki wyjaśniają to pojęcie jednolicie jako "tekst odpisany, kopia oryginału" (np. "Słownik języka polskiego" pod red. W. Doroszewskiego, Wydawnictwo Naukowe PWN, wersja elektroniczna, "Słownik języka polskiego" pod red. M. Szymczaka, PWN 1979, t. II, s. 467 albo "Słownik poprawnej polszczyzny", PWN 2000, s. 576), chodzi zatem o dokument wiernie oddający oryginał, stanowiący jego odwzorowanie (kopię) lub dokładne odzwierciedlenie jego treści. Metoda sporządzenia odpisu nie ma oczywiście znaczenia, w każdym razie współcześnie, w związku z rozwojem poligrafii, zdecydowanie dominują proste techniki reprograficzne, pozwalające na multiplikację dokumentów – kserografia oraz wydruki komputerowe (obrazy tekstowe i graficzne. Za cytowanym ujęciem "odpisu", oprócz podniesionych argumentów językowych, przemawiają także względy normatywne. Po pierwsze, jurydyczny sens regulacji zawartej w art. 140 k.p.c. wynika z założenia, iż oryginały orzeczeń oraz pism procesowych pozostają w aktach sądowych; strony i inne uprawnione podmioty otrzymują wyłącznie ich odpisy. Po drugie, jeżeli ustawodawca chce nadać odpisowi kwalifikowany charakter, wyraźnie to zastrzega, o czym świadczą art. 89 § 1, art. 250, 6944, 722 § 1, art. 485 § 4 lub art. 1147 k.p.c.; używa wówczas formułek "uwierzytelniony", "poświadczony", "urzędowy" lub "urzędowo poświadczony".
Zgodnie z art. 129 § 2 k.p.c. zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa. W myśl § 3 tego artykułu zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa ma charakter dokumentu urzędowego. Zatem uwierzytelnienie dokumentu i poświadczenie jego zgodności z oryginałem zgodnie z treścią art. 129 § 3 k.p.c. powoduje nadanie temu odpisowi waloru dokumentu urzędowego.
Niewątpliwie zarówno kserokopie, jak i fotokopie, mają wartość dowodową. Jednak dla uznania fotokopii za dokument, świadczący o istnieniu oryginału o odwzorowanej w niej treści, niezbędne jest oświadczenie o istnieniu dokumentu o treści i formie odwzorowanej fotokopią. Takim oświadczeniem będzie umieszczone na fotokopii i zaopatrzone podpisem poświadczenie zgodności fotokopii z oryginałem. Dopiero wtedy można uznać fotokopię za dokument świadczący o istnieniu oryginału o treści i formie w niej odwzorowanej. Wprawdzie dołączone do akt sprawy kserokopie (fotokopie) pism same w sobie nie mają żadnej mocy dowodowej, jeżeli nie zostały w żaden sposób uwierzytelnione za zgodność z oryginałem, ale w sytuacji, gdy brak jest bezpośrednich środków dowodowych istnieje możliwość ustalenia określonych elementów stanu faktycznego na podstawie domniemań faktycznych. Fotokopia potwierdzona za zgodność z oryginałem będzie miała w postępowaniu cywilnym charakter dokumentu urzędowego. Jednakże wartość dowodową oryginału będzie mieć tylko odpis, a zatem wymóg przedstawienia oryginału dokumentu przed innymi instytucjami lub organami można zastąpić w szczególności przedstawieniem odpisu dokumentu z akt sprawy.
Podstawa prawna:
[art. 129 § 2i § 3, art. 140, art. 244 § 1, art. 245 k.p.c., art. 250 § 1, art. 308, art. 89 § 1, art. 250, art. 6944, art. 722 § 1, art. 485 § 4, art. 1147 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, Dz.U. Nr 43, poz. 296 ze zm.]
