Centralne repozytorium zapewnia przeszukiwanie zasobów informacyjnych w szczególności według 3 podstawowych kryteriów: przedmiotowego, podmiotowego oraz elementów metadanych. Przytoczone na wstępie rozporządzenie określa:
- sposób weryfikacji zasobów informacyjnych oraz metadanych;
- sposób przetwarzania i udostępniania zasobów informacyjnych oraz metadanych, w tym ich dodawanie, aktualizację, usuwanie oraz przechowywanie;
- standardy techniczne prowadzenia centralnego repozytorium informacji publicznej;
- minimalny zestaw elementów metadanych opisujących strukturę zasobu informacyjnego.
Centralne Repozytorium Informacji Publicznej ma jeden podstawy cel – zapewnić jak najlepszy i jednocześnie jak najszybszy dostęp do interesującej nas informacji publicznej. Dostęp do zasobów informacyjnych oraz metadanych, w tym komunikowanie się z centralnym repozytorium, jest możliwy przez portal centralnego repozytorium lub interfejs programistyczny. CRIP jest dostępne całodobowo, z wyjątkiem przerw serwisowych wynikających z ewentualnych awarii lub potrzeby dokonywania zmian i ulepszeń – Minister informuje na portalu centralnego repozytorium o przerwach serwisowych w świadczeniu usług dostępu do centralnego repozytorium, a w przypadku braku takiej możliwości – przez zamieszczenie informacji o takich przerwach w Biuletynie Informacji Publicznej.
W celu zapewnienia przeszukiwalności i dostępności zasobów informacyjnych w sposób użyteczny i efektywny, centralne repozytorium umożliwia użytkownikom posiadającym konto przeszukiwanie tych zasobów według kryteriów innych niż trzy podstawowe kryteria ustawowe (przedmiot, podmiot, elementy metadanych), w szczególności według indywidualnych zestawień zasobów informacyjnych oraz według historii wyszukiwań. Przy zakładaniu konta użytkownika należy:
- podać adres poczty elektronicznej, który staje się oznaczeniem konta w centralnym repozytorium;
- określić hasło.
Na minimalny zestaw elementów metadanych opisujących strukturę zasobu informacyjnego składają się metadane opisujące zasób informacyjny oraz metadane opisujące jednostkę informacji publicznej. Na metadane opisujące zasób informacyjny wprowadzane przez dostawcę składają się z kolei:
- tytuł – nazwa zasobu informacyjnego, która umożliwia jego identyfikację;
- słowa kluczowe – zestaw słów lub wyrażeń zwięźle opisujących zasób informacyjny;
- opis – streszczenie lub krótkie określenie zawartości zasobu informacyjnego;
- częstotliwość aktualizacji – informacja o częstotliwości aktualizacji zasobu informacyjnego lub metadanych.
Dostawca wprowadza także adres URL strony internetowej lub jej podstrony, w ramach której udostępniono zasób informacyjny. Oprogramowanie centralnego repozytorium automatycznie dodaje do każdego zestawu metadanych następujące metadane:
- identyfikator;
- wskazanie urzędu obsługującego dostawcę;
- datę udostępnienia;
- datę aktualizacji.
