Luka w prawie
Na podstawie nowelizacji ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych z dnia 11 kwietnia 2001 r. (Dz. U. Nr 43, poz. 476), przeprowadzono likwidację systemów kartotecznych, w tym kart osobowych mieszkańców. Zmiana ta spowodowała, iż zabrakło podstawy prawnej do przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL, przy wykorzystaniu systemów teleinformatycznych.
W związku z tym konieczne stało się wprowadzenie regulacji, która zagwarantowałaby organom prowadzącym ewidencję niezwłoczne pozyskiwanie zaktualizowanych danych oraz zgodność danych zawartych w gminnych i wojewódzkich zbiorach meldunkowych i zbiorze PESEL.
Zakres nowej regulacji
Realizacji powyższych celów służyć ma właśnie nowe rozporządzenie, które w sposób szczegółowy określa:
- tryb przekazywania pomiędzy ministrem właściwym do spraw wewnętrznych, wojewodą oraz organami gmin danych ze zbiorów meldunkowych oraz zbioru PESEL, oraz
- tryb powiadamiania o nadaniu numeru PESEL.
W rozporządzeniu tym zrezygnowano ze wszystkich zapisów dotychczas obowiązującego rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996).
Poprzednie przepisy regulowały problematykę przekazywania danych, odnoszących się do kartotecznych systemów ewidencji ludności lub do elektronicznej formy prowadzania ewidencji ludności wyłącznie jako do możliwości alternatywnej. Natomiast obecnie możliwe jest przekazywanie powiadomienia o nadaniu numeru PESEL wnioskodawcy, będącemu płatnikiem składek ubezpieczeniowych lub osobą obowiązaną do posiadania numeru PESEL na podstawie odrębnych przepisów, w formie dokumentu elektronicznego.
W nowej regulacji określono również terminy przekazywania informacji pomiędzy poszczególnymi organami, tak aby zapewnić niezwłoczne aktualizowanie gromadzonych danych.
Tryb przekazywania danych pomiędzy ministrem, wojewodą oraz organami gmin
W myśl omawianego rozporządzenia, organ gminy wprowadza do gminnego zbioru meldunkowego dane ze zbiorów danych:
- stałych mieszkańców,
- byłych mieszkańców,
- obywateli polskich i cudzoziemców zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące.
Następnie, w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o zmianie tych danych organ gminy przekazuje je wojewodzie.
Wojewoda wprowadza zmiany tych danych w wojewódzkim zbiorze meldunkowym i przekazuje organowi gminy potwierdzenie ich dokonania. Przekazanie potwierdzenia przez wojewodę powinno nastąpić niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie do 2 dni roboczych od dnia dokonania takiej zmiany.
Po dokonaniu tej czynności, wojewoda, w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o zmianie tych danych, przekazuje Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji informację o wprowadzonych zmianach w celu aktualizacji zbioru PESEL.
Z kolei Minister, wprowadza zmiany w zbiorze PESEL i przekazuje niezwłocznie (nie później niż do 2 dni roboczych od dnia dokonania takiej zmiany), właściwemu wojewodzie potwierdzenie dokonania tych zmian.
Przekazywanie danych pomiędzy ministrem, wojewodą oraz organami gmin odbywa się w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupoważnionych.
Tryb zameldowania osoby na pobyt stały
Organ gminy, który dokonuje zameldowania osoby na pobyt stały zawiadamia o nowym miejscu pobytu organ gminy właściwy ze względu na poprzednie miejsce pobytu stałego tej osoby.
Zawiadomienie takie powinno zawierać następujące dane meldowanej osoby:
- imię (imiona) i nazwisko,
- nazwisko rodowe,
- imiona i nazwiska rodowe rodziców,
- datę i miejsce urodzenia,
- numer PESEL,
- adres nowego miejsca zameldowania na pobyt stały,
- datę zameldowania,
- nazwę, serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość,
- oznaczenie organu, który go wydał.
Organ gminy właściwy ze względu na poprzednie miejsce pobytu stałego, po otrzymaniu zawiadomienia, przekazuje organowi nowego miejsca pobytu stałego następujące dane tej osoby:
- nazwisko i imiona,
- nazwisko rodowe,
- nazwiska i imiona poprzednie,
- imiona i nazwiska rodowe rodziców,
- datę i miejsce urodzenia,
- stan cywilny,
- numer aktu urodzenia i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który ten akt sporządził,
- płeć,
- numer PESEL,
- obywatelstwo (data nabycia obywatelstwa polskiego, data utraty obywatelstwa polskiego),
- poprzednie adresy zameldowania na pobyt stały wraz z określeniem okresu zameldowania,
- adres zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące wraz z określeniem okresu zameldowania,
- tryb wymeldowania,
- serię i numer aktualnego dowodu osobistego oraz serie i numery poprzednich dowodów osobistych, daty ich wydania i daty ważności oraz oznaczenie organów wydających.
W przypadku osób, które zawarły małżeństwo, organ poprzedniego miejsca pobytu stałego przekazuje także:
- imię i nazwisko rodowe małżonka oraz jego numer PESEL,
- datę zawarcia związku małżeńskiego,
- numer aktu małżeństwa i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który ten akt sporządził,
- datę rozwiązania związku małżeńskiego,
- sygnaturę akt i oznaczenie sądu, który rozwiązał małżeństwo,
- datę zgonu małżonka,
- numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który ten akt sporządził.
Tryb zameldowania osoby na pobyt czasowy
Organ gminy dokonujący zameldowania osoby na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące przekazuje organowi gminy właściwemu ze względu na miejsce jej pobytu stałego, następujące dane tej osoby:
- nazwisko i imiona,
- nazwisko rodowe,
- nazwiska i imiona poprzednie,
- imiona rodziców,
- nazwiska rodowe rodziców,
- datę i miejsce urodzenia,
- numer PESEL,
- rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
- adres miejsca pobytu czasowego i czas jego trwania.
W przypadku, gdy aktualnie osoba taka nie posiada miejsca pobytu stałego, organ meldujący na pobyt czasowy przekazuje powyższe dane organowi gminy właściwemu ze względu na ostatnie miejsce pobytu stałego.
Z kolei organ gminy dokonujący wymeldowania osoby z miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące przed upływem okresu zgłoszonego przy zameldowaniu przekazuje organowi gminy właściwemu ze względu na miejsce jej pobytu stałego następujące dane tej osoby:
- nazwisko i imiona,
- nazwisko rodowe,
- nazwiska i imiona poprzednie,
- imiona rodziców,
- nazwiska rodowe rodziców,
- datę i miejsce urodzenia,
- obywatelstwo,
- numer PESEL,
- rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
- informację o dacie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące, której dane dotyczą.
W przypadku braku stałego miejsca pobytu takiej osoby, powyższe dane należy przekazać organowi gminy właściwemu ze względu na ostatnie miejsce jej pobytu stałego.
Wykorzystanie wydruku z systemu teleinformatycznego
Przekazywanie danych pomiędzy organami gmin powinno odbywać się z wykorzystaniem wydruku z systemu teleinformatycznego opatrzonego pieczęcią organu, podpisem i pieczęcią upoważnionego pracownika tego organu.
Organ dokonujący przekazania ma obowiązek uczynić to w terminie do 4 dni roboczych od dnia otrzymania informacji w tym przedmiocie.
Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej
Ponadto procedura przekazywania danych może odbywać się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, ze zm.).
Przy zastosowaniu takiego trybu przekazywania danych organ gminy obowiązuje termin do 2 dni roboczych od dnia otrzymania informacji w tym przedmiocie.
Tryb nadawania numeru PESEL
W celu nadania numeru PESEL obywatelom polskim zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące, osobom ubiegającym się o wydanie dowodu osobistego oraz cudzoziemcom zameldowanym na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące organ gminy ma obowiązek przekazać Ministrowi Spraw wewnętrznych i Administracji niezbędne dane tych osób. Są to:
- nazwisko i imiona,
- nazwisko rodowe,
- imiona rodziców,
- nazwisko rodowe matki,
- płeć,
- data i miejsce urodzenia,
- obywatelstwo,
- adres i miejsce pobytu stałego lub czasowego,
- rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości.
Przekazanie powinno nastąpić na informatycznym nośniku danych lub w drodze teletransmisji w formie dokumentu elektronicznego z aktualnego programu informatycznego.
W przypadku gdy przekazywanie danych w taki sposób jest niemożliwe, organ gminy przekazuje Ministrowi wniosek o nadanie numeru PESEL.
Minister nadaje numer PESEL a następnie niezwłocznie przekazuje powiadomienie o nadaniu tego numeru organowi gminy – w celu uzupełnienia gminnego zbioru meldunkowego oraz polskiemu konsulowi.
Powiadomienie to przekazywane jest w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Jeżeli przekazanie powiadomienia o nadaniu numeru PESEL w formie dokumentu elektronicznego jest niemożliwe, minister powiadamia organ gminy lub polskiego konsula o nadaniu numeru PESEL w formie pisemnej w terminie do 4 dni roboczych od dnia nadania tego numeru.
W powiadomieniu o nadaniu numeru PESEL Minister zamieszcza:
- imię (imiona) i nazwisko,
- nazwisko rodowe,
- imiona rodziców i nazwisko rodowe matki,
- datę i miejsce urodzenia,
- rodzaj oraz serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość,
- obywatelstwo,
- numer PESEL,
- adres zameldowania na pobyt stały albo czasowy trwający ponad 3 miesiące, jeżeli osoba jest zameldowana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Organ gminy wprowadza numer PESEL do gminnych zbiorów meldunkowych. Następnie powiadamia właściwego wojewodę o nadanym numerze PESEL i przekazuje mu dane niezbędne w celu uzupełnienia wojewódzkiego zbioru meldunkowego, tj.:
- nazwisko i imiona
- nazwisko rodowe,
- nazwiska i imiona poprzednie,
- imiona rodziców,
- nazwiska rodowe rodziców,
- stan cywilny,
- imię i nazwisko małżonka oraz jego nazwisko rodowe,
- płeć,
- datę i miejsce urodzenia,
- obywatelstwo,
- numer PESEL,
- dotyczące obowiązku wojskowego, w tym stopień wojskowy, nazwę, serię i numer wojskowego dokumentu osobistego z oznaczeniem wojskowej komendy uzupełnień,
- adres poprzedniego miejsca pobytu stałego,
- adres nowego miejsca pobytu stałego,
- rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości;
Powiadomienie przekazywane jest wojewodzie w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
W przypadku gdy niemożliwe jest przekazanie wojewodzie powiadomienia w formie dokumentu elektronicznego, organ gminy powiadamia wojewodę o nadanym numerze PESEL w formie pisemnej w terminie do 4 dni roboczych od dnia wprowadzenia numeru do gminnych zasobów meldunkowych.
Rozporządzenie wprowadza także możliwość przekazywania powiadomienia o nadaniu numeru PESEL wnioskodawcy, będącemu płatnikiem składek ubezpieczeniowych lub osobą obowiązaną do posiadania numeru PESEL na podstawie odrębnych przepisów, w formie dokumentu elektronicznego.
W takim przypadku, minister powiadamia wnioskodawcę o nadanym numerze PESEL niezwłocznie po jego nadaniu. Powiadomienie takie jest przekazywane w zależności od żądania wnioskodawcy w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 257, poz. 1742)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, poz. 1996)
- Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993)
- Ustawa z dnia 11 kwietnia 2001 r. o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz o zmianie innych ustaw (Dz.U. Nr 43, poz. 476 ze zm.)
- Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, ze zm.).
