Zgłoszenie płatnika składek – osoby fizycznej zawiera w szczególności następujące dane: numer NUSP, czyli numer ubezpieczenia społecznego płatnika nadawany przez ZUS w drodze decyzji lub do czasu uzyskania tego numeru, numery NIP i REGON. W przypadku, gdy płatnikowi nie nadano tych numerów lub jednego z nich – numer PESEL serię i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, imię pierwsze i drugie, datę i miejsce urodzenia, obywatelstwo, rodzaj i numer uprawnienia, na podstawie którego prowadzona jest pozarolnicza działalność, nazwę organu wydającego uprawnienie oraz datę jego wydania, nazwę skróconą firmy, pod którą prowadzona jest pozarolnicza działalność, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres siedziby, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres siedziby, adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności. Zgłoszenie płatnika składek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej zawiera w szczególności następujące dane: numer NUSP lub do czasu uzyskania tego numeru, numery NIP i REGON, nazwę skróconą płatnika, nazwę zgodną z aktem prawnym konstytuującym płatnika, nazwę organu założycielskiego płatnika, występowanie obowiązku wpisu do rejestru lub ewidencji, nazwę organu rejestrowego lub ewidencyjnego, datę i numer wpisu do rejestru lub ewidencji, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres siedziby i adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności. Natomiast płatnicy składek – podmioty zagraniczne, które nie posiadają w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa, dokonują zgłoszenia płatnika składek na zasadach ogólnych w I Oddziale ZUS w Warszawie. Zgłoszenia płatnika składek należy dokonać we wskazanej przez Zakład jednostce terytorialnej ZUS. Zgłoszenie powinno być zawarte w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład. Wraz ze zgłoszeniem płatnik składek zobligowany jest przekazać do ZUS kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.
O wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w zgłoszeniu, płatnik składek jest zobowiązany zawiadomić właściwą jednostkę terytorialną ZUS w terminie 14 dni od: zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie, otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS – w formie dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład lub w formie dokumentu elektronicznego poprzez teletransmisję danych. Z zastrzeżeniem, że o zmianach dotyczących numerów NIP i REGON, nazwy skróconej płatnika, a w odniesieniu do płatników będących osobami fizycznymi także nazwiska, pierwszego imienia i daty urodzenia płatnik zawiadamia w obowiązujących terminach właściwą terytorialnie jednostkę ZUS w formie dokumentu pisemnego wg ustalonego wzoru albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład. Do zgłoszenia o powyższych zmianach płatnik zobowiązany jest dołączyć kopie decyzji urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP i zaświadczenie urzędu statystycznego o nadaniu aktualnego numeru REGON.
Płatnik składek, który zakończył prowadzoną działalność musi dokonać zgłoszenia wyrejestrowania w terminie 14 dni od dnia wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń. W przypadku zgłoszenia wyrejestrowania płatnika składek osoby fizycznej lub prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej nie zidentyfikują się w systemie informatycznym, Zakład może żądać od płatnika ponownego złożenia dokumentu. Zakład może sporządzić z urzędu zgłoszenie płatnika składek oraz dokumenty korygujące ten dokument, jak również może korygować z urzędu błędy stwierdzone w tych dokumentach. Ponadto Zakład może z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych i płatników, informując o tym ubezpieczonych i płatników składek.
