Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, ten, kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania jej w naturze, a gdyby to nie było możliwe – do zwrotu jej wartości. Na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że pracownik powinien zwrócić nienależną nadpłatę, a jeśli tego nie uczyni, pracodawca ma prawo dochodzić spełnienia tego roszczenia na drodze sądowej. Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 300 k.p. w sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego, o ile nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. W tym miejscu podkreślić należy, że odpowiednie stosowanie przepisu kodeksu cywilnego polega z reguły na jego częściowej zmianie, uwzględniającej charakter stosunku pracy oraz regulacje prawa pracy.Sąd Najwyższy wielokrotnie analizował powyższą sytuację, która do dnia dzisiejszego nie doczekała się jednak jednolitego stanowiska. W wyroku z dnia 8 czerwca 2010 r. (sygn. akt: I PK 31/2010) Sąd Najwyższy przyjął, że pracodawca nie może domagać się od pracownika zwrotu nienależnie wypłaconej pensji, jeśli księgowa lub elektroniczny system pomylił się w wyliczeniach, zwłaszcza gdy pracownik sam nie zawinił ani nie przyczynił się do wypłaty nienależnego mu składnika wynagrodzenia. W takiej bowiem sytuacji – zdaniem SN- pracodawca nie może skutecznie dochodzić roszczenia o zwrot nadpłaty, z uwagi na przepis art. 409 k.c., zgodnie z którym w przypadku, gdy wzbogacony ( pracownik) wykorzystał lub stracił nienależnie wypłacone świadczenie (tj. wynagrodzenie w części omyłkowo wypłaconej pracownikowi), w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, obowiązek zwrotu tego świadczenia wygasa, chyba że pracownik powinien się liczyć z obowiązkiem zwrotu.
W związku z powyższym należy odpowiedzieć na kolejne pytania: kiedy pracownik nie musi się liczyć z obowiązkiem zwrotu świadczenia nienależycie wypłaconego? Czy pracownik miał prawo spodziewać się otrzymania wynagrodzenia w takiej większej wysokości i czy w związku z tym mógł w dobrej wierze nim rozporządzać?
Po stronie pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, tj. pracodawca musi wykazać, że pracownik miał świadomość otrzymania nienależnego świadczenia (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9.01.2007 r., II PK 138/06).
Przykładowo, gdyby pracownik otrzymał 30 000.00 zł, zamiast spodziewanych 2000 zł, to nie mógłby twierdzić, że nie zorientował się, iż nastąpiła pomyłka w naliczeniu wynagrodzenia. Świadczenie bowiem jest nienależne, kiedy brak było podstawy do jego dokonania, istniejącej w chwili dokonania świadczenia (wyrok Sądu Apelacyjnego z 07.05. 1993 r., sygn. akt I ACr 182/93).
Należy jednak mieć na uwadze, iż nawet jeżeli okoliczności sprawy świadczą o tym, że pracownik miał świadomość nienależności wypłaconego świadczenia, to pracodawca nie może samowolnie potrącić tej należności np. z przyszłego wynagrodzenia pracownika. Konieczne jest w takiej sytuacji uzyskanie pisemnej zgody pracownika na dokonanie potrącenia. Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody- pozostaje droga sądowa.
