Wskazane powyżej czynniki wpływają na nakład pracy oraz powstające po stronie organu koszty, czyli koszty eksploatacyjne, czy koszty usług systemu teleinformatycznego. Projekt rozporządzenia sprzyja również zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowości udostępniania danych. Wskazany cel realizowany jest poprzez doprecyzowanie w projekcie sposobu i terminu wnoszenia opłat oraz sposobu dokumentowania tej czynności.
W stosunku do obecnie obowiązujących przepisów, regulacje prawne zawarte w projekcie rozporządzenia zmieniają m.in. nazwę zbioru, z którego udostępniane będą dane. Projekt rozporządzenia w miejsce dotychczasowej „ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych”, zgodnie z ustawą, posługuje się nazwą „Rejestr Dowodów Osobistych”. Zmieniono także określenie trybu udostępniania danych. W miejsce dotychczasowego określania „udostępnianie danych za pomocą urządzeń teletransmisji danych, w drodze weryfikacji danych”, zgodnie z ustawą wprowadzono sformułowanie „udostępnianie danych w trybie ograniczonej teletransmisji danych”.
Zmieniona została wysokość opłaty za udostępnianie danych w trybie ograniczonej teletransmisji danych z 10 zł na 0,30 zł od jednego potwierdzenia istnienia bądź nieistnienia ważnego dowodu osobistego zawierającego określony zestaw danych. Wprowadzenie usługi weryfikacji danych stanowiło realizację postulatów zgłaszanych przez przedsiębiorców, w których codziennej pracy zachodzi konieczność sprawdzania poprawności danych osobowych ich klientów. Dotyczyło to w szczególności takich instytucji jak np. banki, firmy ubezpieczeniowe. Zakładano, że umożliwienie sprawdzenia w ten sposób uprawnionym podmiotom poprawności przetwarzanych przez nich danych osobowo-adresowych wpłynie na zmniejszenie kosztów produktów i usług na skutek zmniejszenia kalkulowanego ryzyka związanego z przypadkami podawania nieaktualnych danych adresowych lub fałszywej tożsamości i wykorzystywania fałszywych lub nieaktualnych dokumentów potwierdzających tożsamość. Założenia, które stały u podstaw wprowadzenia trybu weryfikacji, nie zostały jednak zrealizowane. W ciągu bowiem blisko dwuletniego okresu, jaki minął od dnia jego wprowadzenia, nie korzysta z niego obecnie żaden podmiot. Badając aktualny stan rzeczy ustalono, że bezpośrednią przyczyną, dla której przedsiębiorcy nie korzystają z postulowanego wcześniej trybu weryfikacji jest koszt tej usługi. Skłoniło to do dokonania ponownej analizy wysokości opłaty za udostępnianie w tym trybie danych, przy uwzględnieniu takich czynników jak nakład pracy oraz powstające po stronie organu koszty. Wyniki analizy wskazały, że możliwe jest jej obniżenie do wysokości 0,30 zł , ponieważ taki jest realny koszt jednego udostępnienia. Zmiana ta ma na celu realizację założeń, dla których powyższy tryb został stworzony, tj. faktyczne umożliwienie przedsiębiorcom korzystania z przedmiotowej usługi.
Zważywszy na to, że ustawa przewiduje udostępnianie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, w projekcie rozporządzenia określono także wysokość opłaty za jej udostępnienie. Ponieważ koszty udostępnienia jednej dokumentacji związanej z dowodami osobistymi są adekwatne do kosztów udostępnienia danych w trybie jednostkowym z Rejestru Dowodów Osobistych, opłatę za udostępnienie ww. dokumentacji określono w takiej samej wysokości, czyli – w kwocie 31 zł.
W rozporządzeniu określono terminy wnoszenia i sposoby dokumentowania opłat. Przyjęte w projekcie rozwiązania w tym zakresie uzależnione są od trybu, w jakim udostępniane są dane. Jeśli chodzi o dokumentowanie opłaty za udostępnienie danych w trybie jednostkowym utrzymano dotychczasowe rozwiązanie zawarte w ustawie o ewidencji ludności i dowodów osobistych, zgodnie z którym dowód uiszczenia opłaty za udostępnienie danych w tym trybie załącza się do złożonego wniosku. Konsekwencją powyższego było przyjęcie, że opłatę za dane w trybie jednostkowym wnosi się przed złożeniem wniosku o udostępnienie, czyli z góry. Analogiczne rozwiązanie przyjęto w odniesieniu do udostępnienia dokumentacji związanej z dowodami osobistymi. Jednakże o ile zaproponowany tryb uiszczania i dokumentowania opłaty jest prawidłowy w odniesieniu do udostępniania danych jednostkowych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, to nie może mieć zastosowania w przypadku udostępniania danych w trybie ograniczonej teletransmisji danych. Niewykonalne jest bowiem dołączenie dowodu uiszczenia opłaty do jednorazowego wniosku o udostępnianie danych w tym trybie. Brak wskazanej możliwości wynika z tego, że po wydaniu przez Ministra MSWiA pozytywnej decyzji administracyjnej, udostępnianie danych w tym trybie ma charakter ciągły, a zatem obliczenie, ile potwierdzeń zostanie wygenerowanych dla danego podmiotu, miałoby wyłącznie charakter hipotetyczny. Ilość wygenerowanych potwierdzeń zależy wyłącznie od zapotrzebowania podmiotu korzystającego z tego trybu. Dlatego też termin wnoszenia i sposób dokumentowania opłaty za udostępnienie danych w trybie ograniczonej teletransmisji danych projekt określa w ten sposób, że opłatę tę wnosi się z dołu – w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnego wezwania ministra właściwego do spraw wewnętrznych, z kolei dowód uiszczenia opłaty przekazuje się w terminie 14 dni od dnia otrzymania ww. wezwania organu. Ponadto, ze względu na to, że udostępnianie danych w tym trybie ma charakter ciągły, należało określić jak często wysyłane będą wezwania wskazujące liczbę potwierdzeń, jakie zostały wygenerowane z Rejestru Dowodów Osobistych w danym okresie. W projekcie rozporządzenia przyjęto, że wezwania do uiszczenia opłaty wysyłane będą nie częściej niż raz w miesiącu.
Należy zwrócić uwagę na to, że modyfikacji nie ulegnie wysokość opłat za udostępnienie danych w trybie jednostkowym. Opłata za dane jednostkowe wynosić będzie 31 zł. Utrzymanie obowiązującej wysokości tej opłaty możliwe jest, gdyż zmianie nie uległy czynniki, które wpływają na sposób jej obliczenia. Stanowią je z jednej strony nakład pracy oraz pracochłonność zadania, a z drugiej powstające po stronie organu koszty, czyli koszty eksploatacyjne, czy koszty usług systemu teleinformatycznego. Zmianie nie ulegnie także dotychczasowy, niepowodujący trudności w stosowaniu zapis, zgodnie z którym opłaty za udostępnienie danych będzie uiszczało się w kasie organu udostępniającego dane lub na jego rachunek bankowy.
