Postępowanie administracyjne zostało szczegółowo uregulowane w Kodeksie postępowania administracyjnego. Tam też znajdziemy wszystkie przepisy dotyczące praw i obowiązków uczestników toczącego się postępowania, jak i organów administracyjnych. Jednym z zagadnień poruszanych przez powyższą ustawę jest pełnomocnictwo do występowania w tego typu sprawach.
Zgodnie z treścią art. 32 KPA, strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Jak podkreśla NSA w Warszawie w wyroku z dnia 19 lipca 2012 r. (sygn. akt II OSK 780/11), nie ma podstaw do tego, by organ, poza wskazanym w KPA zakresem, kwestionował wybór strony co do sposobu reprezentowania jej interesów w postępowaniu. W określonych przepisami granicach jest to autonomiczna decyzja strony, która sama, według własnego uznania, korzysta z przysługujących jej uprawnień procesowych, by następnie ponosić wynikające z tego konsekwencje. Z powyższego wynika zatem, że nie w każdej sprawie administracyjnej można ustanowić pełnomocnika. Osobiste działanie strony w toku postępowania może być wymagane z mocy przepisów prawa, może wynikać z postanowień organu prowadzącego postępowanie, albo jest powodowane samą naturą czynności procesowych. Przykładem działań, w których strona nie będzie mogła skorzystać z usług pełnomocnika, jest złożenie wyjaśnień, gdy w wezwaniu zaznaczono, że należy tego dokonać osobiście (art. 50 § 1 KPA), poddanie się przesłuchaniu stron na mocy art. 86 KPA, stawienie się w przypadku konieczności ustalenia przez organ tożsamości strony.
Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych (nie może być nim zatem żadna osoba prawna). Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. Ważną informacją jest to, że pełnomocnictwo musi zostać należycie opłacone – na chwilę obecną jest to kwota 17 zł (tzw. opłata skarbowa). Nie dotyczy to jednak sytuacji, w której pełnomocnikiem jest nasz małżonek, wstępny (rodzic), lub zstępny (dzieci, wnuki) – wówczas obowiązek wniesienia opłaty skarbowej nie istnieje. Dobrą wiadomością jest to, że brak uiszczenia należnej opłaty skarbowej nie oznacza, że pełnomocnictwo zostało udzielone nieskutecznie. Dla wykazania, że pełnomocnik został dla strony ustanowiony niezbędne jest jedynie okazanie dokumentu stwierdzającego ustanowienie takiego pełnomocnictwa (oczywiście nie znaczy to, że nie musimy uiszczać opłaty skarbowej, gdy przepisy KPA tego od nas wymagają). Pamiętajmy, aby pełnomocnik dołączył do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą przy tym sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony. W sprawach mniejszej wagi organ administracji publicznej może nie żądać pełnomocnictwa, jeśli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości co do istnienia i zakresu upoważnienia do występowania w imieniu strony.
Z treści udzielonego pełnomocnictwa powinien jasno wynikać jego zakres, tzn. jakich czynności, w jakim postępowaniu, przed jakim organem może dokonywać pełnomocnik w imieniu swojego mocodawcy. W pełnomocnictwie należy wskazać, czy obejmuje ono wszelkie czynności procesowe, czy też tylko niektóre z nich, a ponadto określić, czy dotyczy całego postępowania, czy też tylko określonego etapu. Nie można dowolnie interpretować zapisu pełnomocnictwa. Trzeba pamiętać, że to od mocodawcy zależy treść udzielonego pełnomocnictwa (w tym jego zakres).
