W sytuacji, gdy ubezpieczony w okresie przed 1 września 2011 r. został zgłoszony do ubezpieczeń tylko z identyfikatorem numerycznym NIP, płatnik składek zobligowany jest przekazać do ZUS zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na formularzu ZUS ZIUA. W tym dokumencie, w bloku III „Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej”, należy wykazać dane identyfikacyjne, z jakimi ta osoba została zgłoszona do ubezpieczeń, natomiast w bloku IV „Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej” należy podać:
- numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
- nazwisko i imię pierwsze,
- datę urodzenia.
Składane we wrześniu 2011 r. imienne raporty miesięczne za sierpień 2011 r. lub imienne raporty miesięczne korygujące za okres do sierpnia 2011r. powinny zawierać jako identyfikator numeryczny PESEL, dlatego też dokument ZUS ZIUA powinien zostać złożony przed przekazaniem do ZUS pierwszych dokumentów rozliczeniowych, w których NIP nie będzie już podawany.
Należy podkreślić, iż wprowadzone od 1 września 2011 r. zmiany nie wpływają na zasady podawania danych identyfikacyjnych płatników składek w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS. Jednakże każdy płatnik składek powinien mieć nadany numer NIP. W przypadku, gdy płatnik nie posiada tego numeru, ma obowiązek wystąpić do właściwego urzędu skarbowego o jego nadanie. Wyjątek od tej zaady stanowią płatnicy składek opłacający składki tylko na własne ubezpieczenia, którzy w przekazanym do ZUS zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZFA podali numery NIP i REGON, a w zgłoszeniu do ubezpieczeń podali jako identyfikatory ubezpieczonego numery NIP i PESEL lub tylko NIP.
W takim przypadku niezbędne jest zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek (ZUS ZIPA), w którym w bloku II „Poprzednie dane identyfikacyjne płatnika składek”, należy wykazać dane identyfikacyjne, z jakimi płatnik został zgłoszony w zgłoszeniu ZUS ZFA, z kolei w bloku III „Aktualne dane identyfikacyjne płatnika składek” należy podać oprócz dotychczasowych danych identyfikacyjnych dodatkowo numer PESEL. Jest to konieczne w celu zapewnienia poprawnej identyfikacji przekazywanych co miesiąc deklaracji rozliczeniowych ZUS DRA.
Wykazywanie danych identyfikacyjnych w deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA), składanej przez płatnika składek opłacającego składki tylko na własne ubezpieczenia. W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, składanej po 31 sierpnia 2011 r., przez płatnika składek opłacającego składki wyłącznie za siebie, w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”, trzeba podawać dodatkowo identyfikator PESEL, a w razie gdy go nie nadano – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.
W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, składanej po 31 sierpnia 2011 r., przez płatnika składek opłacającego składki wyłącznie za siebie, w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek”, należy podawać dodatkowo identyfikator PESEL, a w razie gdy go nie nadano – serię i numer dowodu osobistego lub paszportu.
