Plan urlopów ma na celu uporządkowanie pracy w firmie, tak aby nie okazało się, że wszyscy pracownicy wyjeżdżają na okres dwóch tygodni w tym samym czasie. Dlatego też ustalenie grafiku wolnego powinno odbywać się z dużym wyprzedzeniem. W praktyce jest to dosyć spory problem dla pracodawcy, ponieważ z reguły nie planuje się urlopu z prawie półrocznym czy rocznym wyprzedzeniem. Należy brać pod uwagę także fakt nieplanowanych przerw w pracy z powodu choroby czy zażądania przez pracownika urlopu bezpłatnego.
Zgodnie z treścią art. 163 Kodeksu pracy, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi na jego żądanie (dla przypomnienia pracownik może żądać corocznie 4 dni urlopu). Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 9 marca 2011 r. (sygn. akt II PK 240/10), pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia urlopu, jest jednak związany takim wnioskiem, gdy pochodzi on od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i w związku z tym chciałaby przedłużyć czas sprawowania nad nim pełnej, osobistej opieki. Jednocześnie powinniśmy pamiętać, że pracownik, który złożył wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego nieprzewidzianego w planie urlopów, nie może go wykorzystać bez wyraźnej akceptacji pracodawcy. Tak samo będzie, jeśli chodzi o korzystanie przez pracownika z prawa do urlopu w sytuacji, gdy z powodu długotrwałej nieobecności w pracy nie został objęty planem urlopów – nie może to nastąpić w dowolnym czasie, bez zgody pracodawcy.
Plan urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest ponadto oświadczenie przez zakład pracy wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by pracownik w konkretnym okresie czasu (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał. Jak podaje K. Jaśkowski: „Kodeks nie reguluje wprost sytuacji pracowników zatrudnionych u dwóch pracodawców. Na ogół interes pracownika przemawia za uzyskaniem urlopu u obu pracodawców w tym samym terminie. Bez wątpienia można przyjąć, że udzielenie pracownikowi urlopu u jednego pracodawcy jest istotną okolicznością przemawiającą za uwzględnieniem jego wniosku o udzielenie urlopu w tym samym okresie przez drugiego pracodawcę. Wydaje się jednak, że nie ma on roszczenia o udzielenie urlopu w tym terminie, albowiem ten drugi pracodawca ma, na równi z pierwszym, prawo do uwzględniania własnych interesów przy ustalaniu planu urlopów. Sprawa ta może być korzystniej dla pracownika uzgodniona w umowie o pracę zawartej z drugim pracodawcą. Plan urlopów nie musi obejmować całego roku kalendarzowego, może on dotyczyć np. jednego kwartału”.
Czasami zdarza się, że zaplanowany urlop nie może odbyć się we wcześniej ustalonym termie – np. z przyczyn osobistych pracownika. Zgodnie z regulacją art. 164 KP, przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Jednocześnie przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Na zakończenie warto pamiętać także o regulacji art. 165 i 166 KP, zgodnie z którymi jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego,
pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy. Część urlopu nie wykorzystaną z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego
pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Jednocześnie jest on obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
