Zgodnie z treścią art. 39 w/w aktu prawnego, organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy. Z powyższego wynika zatem, że dokonanie doręczenia zawsze spoczywa na organie administracyjnym prowadzącym postępowanie w sprawie. Ten organ, a nie inne podmioty, obciąża wadliwość w dokonaniu doręczenia lub w ogóle brak wykonania takiej czynności. Posłużenie się natomiast przez organ określonym podmiotem doręczającym jest z punktu widzenia adresata kwestią wtórną. Przepis art. 39 KPA wskazuje podmioty, z pośrednictwa których organ administracji może korzystać przy doręczaniu pism. Takie uregulowanie oznacza, że KPA nie wprowadza w tym zakresie jakichkolwiek ograniczeń podmiotowych. Organ administracji może skorzystać z doręczenia za pośrednictwem: poczty, swoich pracowników, upoważnione osoby lub organy.
Charakterystyczną cechą odróżniająca doręczanie administracyjne od doręczania przesyłek sądowych (w postępowaniu cywilnym i karnym) jest możliwość korzystania ze zdobyczy nowoczesnej technologii. Ustawodawca podkreśla bowiem, że doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania:
- • wystąpił do organu administracji publicznej o doręczenie albo
- wyraził zgodę na doręczenie mu pism za pomocą tych środków.
Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, doręcza się pisma tylko jednemu pełnomocnikowi. Strona może wskazać takiego pełnomocnika. W sprawie wszczętej na skutek podania złożonego przez dwie lub więcej stron pisma doręcza się wszystkim stronom, chyba że w podaniu wskazały jedną jako upoważnioną do odbioru pism. Strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń. W razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Stronę należy o tym pouczyć przy pierwszym doręczeniu. Strona powinna być również pouczona o możliwości złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające postępowanie i wyjaśnień na piśmie oraz o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem. Jak zaznaczył WSA w Krakowie w wyroku z dnia 30 stycznia 2013 r. (sygn. akt II SA/Kr 1506/12), o ile w treści pokwitowania brak jest określonych danych, albo dane te budzą wątpliwości, jako wewnętrznie lub wzajemnie sprzeczne, takie pokwitowanie nie może zostać uznane za dowód skutecznego doręczenia adresatowi pisma. Nie stwarza ono domniemania skuteczności doręczenia. Stan powyższy zachodzi zwłaszcza wtedy, gdy odbiór pisma został potwierdzony nie przez adresata, lecz inną osobę. W takiej sytuacji nie ma również znaczenia, czy osoba, która potwierdziła odbiór pisma, należy do kręgu podmiotów wymienionych w art. 43 KPA zdanie pierwsze albo czy podejmując przesyłkę działała jako pełnomocnik na podstawie uzyskanego upoważnienia do odbioru korespondencji. Skuteczność doręczenia dyskwalifikują już same wady tkwiące w treści pokwitowania. Nie istnieją zaś podstawy, by poza sytuacjami wskazanymi wprost w przepisach powszechnie obowiązujących prowadzić postępowanie dowodowe na okoliczność, że doszło do doręczenia pisma adresatowi w inny sposób, niż jej oddanie bezpośrednio tej osobie. Prawidłowe pokwitowanie (potwierdzenie) odbioru przesyłki stwarza jedynie domniemanie doręczenia, które może być jednak obalone przeciwdowodem. Dokument doręczenia nie jest wyłącznym dowodem okoliczności w nim zawartych i także w razie wątpliwości samego organu, czy okoliczności zawarte w dowodzie doręczenia odpowiadają rzeczywistości, konieczne jest podjęcie z urzędu właściwych czynności sprawdzających i przeprowadzenie wszelkich potrzebnych dowodów.
Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. W razie niemożności doręczenia pisma w powyższy sposób, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.
