Regulację postępowania pojednawczego możemy odnaleźć w art. 184 – 186 KPC. Zgodnie z powyższymi przepisami, sprawy cywilne, których charakter na to zezwala, mogą być uregulowane drogą ugody zawartej przed wniesieniem pozwu. Sąd uzna ugodę za niedopuszczalną, jeżeli jej treść jest niezgodna z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierza do obejścia prawa. Bardzo ważną kwestią jest to, że ugoda sądowa nie jest wyposażona w taką samą moc prawną jak wyrok, mimo, że jest tak, jak prawomocny wyrok, tytułem egzekucyjnym. Nie korzysta również, tak jak wyrok, z powagi rzecz osądzonej, korzysta natomiast z powagi rzeczy ugodzonej. Oznacza to tylko tyle, że gdyby powód ponownie wystąpił przeciwko temu samemu pozwanemu z roszczeniem, które było przedmiotem postępowania zakończonego ugodą, to zarzut powagi rzeczy ugodzonej skutkowałby oddaleniem powództwa.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 29 kwietnia 2010 r. (sygn. akt III PK 69/09), istotą ugody, zawieranej dla załatwienia sporu zawisłego przed sądem, jest osiągnięcie kompromisu polegającego na wzajemnych ustępstwach i uzasadnionego niepewnością każdej ze stron co do treści przyszłego rozstrzygnięcia sądowego. Dlatego korzystny dla jednej ze stron wynik postępowania sądowego w sprawie analogicznej do sprawy objętej ugodą nie może uzasadniać postawienia stronie dochodzącej ugodzonych świadczeń zarzutu nadużycia prawa. Ugoda sądowa wymaga zakończenia procesu orzeczeniem formalnym. Z istnienia związku miedzy obydwiema czynnościami wypływają konsekwencje dla postępowania, tj. wciągnięcia osnowy ugody do protokołu sądowego, złożenia podpisów i następnie – wydania postanowienia o jego umorzeniu. Aby umorzenie nastąpiło, czynność materialnoprawna musi pozostawać w bezpośrednim związku z żądaniem pozwu i kształtować treść roszczenia lub określać jego podstawę. Ponadto może być dokonywana tylko miedzy stronami procesu, ponieważ włączenie do osnowy ugody osoby trzeciej jako strony czynności materialnoprawnej (czyniącej ustępstwo) nie pozwala na umorzenie wobec niej procesu, a dla zaistnienia ugody sądowej związek między czynnością procesową i materialnoprawną jest tak ścisły, że zakończenie procesu jest równie istotne jak zakończenie sporu na płaszczyźnie materialnej, i ze względu na miejsce unormowania (Kodeks postępowania cywilnego) należy uznać, że aspekt proceduralny ma co najmniej znaczenie równe materialnemu.
O zawezwanie do próby ugodowej – bez względu na właściwość rzeczową – można zwrócić się do sądu rejonowego ogólnie właściwego dla przeciwnika. Jest to pierwszy krok inicjujący postępowanie pojednawcze. W wezwaniu oznaczamy sprawę w zwięzły sposób, nie zwalnia to jednak wnioskodawcy od ścisłego sprecyzowania jego żądania, tak, aby było wiadomo, jakie roszczenia, w jakiej wysokości i kiedy wymagalne są objęte wnioskiem. Pamiętajmy przy tym, że zawezwanie do próby ugodowej, które nie stwarza podstaw do ustalenia wysokości roszczenia i jego wymagalności nie może być traktowane, jako zdarzenie powodujące, przerwę biegu przedawnienia. W zawezwaniu do próby ugodowej, należy co prawda jedynie zwięźle oznaczyć sprawę, co oznacza, że nie musi być ono tak ściśle sprecyzowane jak pozew, jednak wskazana zwięzłość sprawy odnosi się przede wszystkim do argumentacji uzasadniającej żądanie oraz przytaczania dowodów na jej poparcie.
Postępowanie pojednawcze przeprowadza sąd w składzie jednego sędziego. Z posiedzenia spisuje się protokół, a jeżeli doszło do ugody, osnowę jej wciąga się do protokołu. Strony podpisują ugodę, przy czym niemożność podpisania ugody sąd stwierdza w protokole. Zwięzłe oznaczenie sprawy nie zwalnia wnioskodawcy od ścisłego sprecyzowania jego żądania, tak, aby było wiadomo, jakie roszczenia, w jakiej wysokości i kiedy wymagalne są objęte wnioskiem. Zawezwanie do próby ugodowej, które nie stwarza podstaw do ustalenia wysokości roszczenia i jego wymagalności nie może być bowiem traktowane, jako zdarzenie powodujące przerwę biegu przedawnienia. W zawezwaniu do próby ugodowej należy co prawda jedynie zwięźle oznaczyć sprawę, co oznacza, że nie musi być ono tak ściśle sprecyzowane jak pozew, jednak wskazana zwięzłość sprawy odnosi się przede wszystkim do argumentacji uzasadniającej żądanie oraz przytaczania dowodów na jej poparcie.
Jeżeli wzywający nie stawi się na posiedzenie, sąd na żądanie przeciwnika włoży na niego obowiązek zwrotu kosztów wywołanych próbą ugodową. Jeżeli przeciwnik bez usprawiedliwienia nie stawi się na posiedzenie, sąd na żądanie wzywającego, który wniósł następnie w tej sprawie pozew, uwzględni koszty wywołane próbą ugodową w orzeczeniu kończącym postępowanie w sprawie.
Na zakończenie pamiętajmy, że zawezwanie do próby ugodowej podlega stałej opłacie w wysokości 40 zł, niezależnie od wartości przedmiotu sporu i ewentualnej przyszłej opłaty od pozwu (gdy ugody nie uda się niestety zawrzeć).
