Krajowy Rejestr Sądowy jest jawnym rejestrem prowadzonym przez sądy rejonowe – sądy gospodarcze w systemie informatycznym, który składa się z 3 osobnych rejestrów:
- Rejestru przedsiębiorców (spółek prawa handlowego);
- Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
- Rejestru dłużników niewypłacalnych.
Zgodnie z treścią art. 6942 KPC, sądem wyłącznie właściwym w sprawach rejestrowych jest sąd rejonowy (sąd gospodarczy) właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podmiotu, którego wpis dotyczy. Postępowanie jest inicjowane odpowiednio opłaconym wnioskiem składanym na urzędowym formularzu dostępnym w sądach rejestrowych lub na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości. Zgodnie z treścią art. 19 ust.2a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o KRS, wnioski mogą być także składane na niebarwnych formularzach stanowiących wydruki komputerowe lub kserokopie formularzy urzędowych. Do wniosku należy dołączyć właściwe w sprawie załączniki oraz inne wymagane dokumenty, na podstawie których sąd będzie mógł dokonać wpisu do KRS. Ważne jest przy tym, aby takie dokumenty były składane w oryginałach albo notarialnie poświadczonych odpisach lub wyciągach. Dokładny wykaz wymaganych załączników znajduje się we właściwym formularzu wniosku. Przykładowo do wniosku o rejestrację stowarzyszenia załączymy m. in. dwa, podpisane przez komitet założycielski, egzemplarze statutu stowarzyszenia. Warto także podkreślić, że dodatkowej opłacie podlega ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Obowiązkowe ogłoszenie w MSiG dotyczy m. in. wpisów do KRS spółek: z o.o., akcyjnych, komandytowych, komandytowo – akcyjnych, partnerskich, jawnych, spółdzielni, czy wreszcie przedsiębiorstw państwowych. Z obowiązku ogłoszenia w MSiG są natomiast zwolnione wpisy dotyczące dłużników niewypłacalnych, osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą od 1 stycznia 2004 r., stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, a także publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
Wpis do KRS następuje na podstawie postanowienia, które jest co do zasady skuteczne i wykonalne z chwilą wydania postanowienia (wyjątkiem jest jedynie postanowienie w przedmiocie wykreślenia danego podmiotu z KRS). Warto pamiętać, że sąd ma oczywiście możliwość zwrotu wniosku, gdy nie jest on należycie opłacony, nie został złożony na urzędowym formularzu lub nie jest wypełniony prawidłowo. Nie stoi to jednak na przeszkodzie, aby poprawnie opłacony lub uzupełniony wniosek ponownie wnieść do sądu. Jeżeli nastąpi to w ciągu 7 dni od daty doręczenia zarządzenia o zwrocie, a wniosek będzie bez jakichkolwiek braków czy błędów, to wywoła on skutek od daty pierwotnego wniesienia.
