Zgodnie z treścią art. 55 prawa budowlanego pozwolenie takie musi być uzyskane jeżeli właściwy organ:
- nałożył taki obowiązek w wydanym pozwoleniu na budowę, lub
- stwierdził, że zgłoszony przez inwestora obiekt budowlany został wykonany z naruszeniem warunków określonych w pozwoleniu na budowę, lub
- wydał decyzję o zatwierdzeniu projektu budowlanego i pozwoleniu na wznowienie robót lub o zatwierdzeniu projektu budowlanego, jeżeli budowa została zakończona, lub
wydał decyzję nakładającą obowiązek wykonania określonych czynności w celu doprowadzenia wykonywanych robót budowlanych do stanu zgodnego z prawem, określając termin ich wykonania.
Uzyskanie pozwolenia jest wymagane także jeżeli przystąpienie do użytkowania obiektu budowlanego lub jego części ma nastąpić przed wykonaniem wszystkich robót budowlanych. O wydanie pozwolenia musi wystąpić inwestor. Wśród obiektów budowlanych, które wymagają uzyskania pozwolenia na użytkowanie znajdziemy m.in. szkoły, przedszkola, żłobki, czy hotele, pensjonaty i budynki handlu oraz gastronomii.
Pozwolenie wydaje powiatowy inspektor nadzoru budowlanego, przy czym najpierw musi przeprowadzić właściwą kontrolę. Sama kontrola jest obowiązkowa, bezpłatna i przeprowadzana na wezwanie budującego w ciągu 21 dni od zgłoszenia wezwania wniosku o pozwolenie na użytkowanie. Podczas przeprowadzania kontroli obecność inwestora jest obowiązkowa. Termin na wydanie decyzji co do pozwolenia wynosi maksymalnie 2 miesiące, przy czym uzyskanie pozytywnej decyzji uprawnia już do natychmiastowego użytkowania danego obiektu.
Przed wystąpieniem o uzyskanie pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego trzeba koniecznie pamiętać, że tuż po zakończeniu budowy musimy wystąpić o zajęcie stanowiska do wielu różnych instytucji – Inspekcja Ochrony Środowiska, Państwowa Inspekcja Sanitarna, Państwowa Inspekcja Pracy, Państwowa Straż Pożarna. Oczywiście nie musimy występować do wszystkich tych instytucji, ponieważ jest to uzależnione od rodzaju wykonanej inwestycji. Powyższe instytucje mają 14 dni na zajęcie w danej sprawie właściwego stanowiska, przy czym jeżeli nie uczyniły tego w tak wymaganym terminie, to prawo przyjmuje, iż udzielona została tzw. „milcząca zgoda”. Dopiero w takiej sytuacji możemy występować z wnioskiem o wydanie pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego. Widać zatem, że sama procedura uzyskania takiego pozwolenia nie jest jakoś bardzo skomplikowana, niemniej jednak należy liczyć się z długim okresem oczekiwania uzyskania pozytywnej decyzji, ponieważ praktyka pokazuje, że terminy ustawowe załatwiania tego rodzaju spraw nie zawsze są skrupulatnie przestrzegane.
