Ocena, czy dany pracownik wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – zgodnie z nowymi unormowaniami – powinna być dokonywana na szczeblu zakładu pracy, uwzględniając przy tym art. 3 ustawy, gdzie ujęte zostały kryteria kwalifikowania danego rodzaju prac, jako pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Regulacje te w połączeniu z wykazami rodzajów prac, zamieszczonymi w zał. nr 1 i 2 do ustawy, umożliwiają pracodawcom wykonać obowiązki, nałożone na nich przepisami ustawy o emeryturach pomostowych.
Zakład pracy jest zobligowany od 1 stycznia 2010 r., zgodnie z art. 41 ust. 4 ustawy, prowadzić wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Kontrola prawidłowości zakwalifikowania danego stanowiska pracy jako stanowiska, na którym jest wykonywana praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze będzie przebiega w trybie art. 41 ust. 6 ustawy. Zgodnie z tym przepisem, w przypadku nieumieszczenia przez płatnika składek danego pracownika w ewidencji pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze, pracownikowi będzie przysługiwała skarga do Państwowej Inspekcji Pracy. W sytuacji, gdy skarga ta zostanie uwzględniona, to wówczas właściwe ograny Państwowej Inspekcji Pracy będą uprawnione do nakazania pracodawcy umieszczenia pracownika w ewidencji pracowników wykonujących taką pracę. Od decyzji inspektora pracy, zarówno pracownikowi jak i płatnikowi składek, przysługuje odwołanie do okręgowego inspektora pracy, którego z kolei decyzja będzie mogła być skontrolowana na drodze sądowego postępowania administracyjnego.
Zakład pracy, sporządzając wykaz stanowisk prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz ewidencję pracowników wykonujących takie rodzaje prac, a następnie przekazując informacje, o której mowa w art. 38 ustawy o emeryturach pomostowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, powinien posiłkować się oceną ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy, związanych z rodzajami prac, ujętych w załączniku nr 1 i 2 do ustawy. Ocena ryzyka zawodowego na wszystkich stanowiskach pracy jest obowiązkiem pracodawcy, zgodnie z art. 226 Kodeksu pracy oraz przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 Nr 169, poz. 1650, z póź zm.). Poziom ryzyka zawodowego wyznaczany jest zgodnie z normą PN-N-18002 – z uwzględnieniem poszczególnych grup pracowniczych różniących się tolerancją narażania na działania czynników uciążliwych. W przypadku trudności wynikających z niedokonanej dotychczas oceny ryzyka, można odpowiednio do potrzeb posiłkować się opinią specjalistów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, medycyny pracy lub prawnej ochrony pracy.
Powyżej przestawione zasady powinny być także stosowane przez płatników składek, przy ustalaniu wysokości odpisu podstawowego na fundusz socjalny na jednego pracownika, wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze oraz przy wydawaniu pracownikom zaświadczeń, w trybie art. 50 ust. 3 i art. 51 ustawy o emeryturach pomostowych, potwierdzających okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub pracy o szczególnym charakterze.
