Instytucja urlopu bezpłatnego została uregulowana w art. 174-174 (1) KP. Zgodnie z tymi przepisami na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze – jest to podstawowy element odróżniający omawiany urlop od pozostałych rodzajów urlopów. Przy udzielaniu urlopu bezpłatnego, dłuższego niż 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.
Pamiętajmy, że udzielnie urlopu bezpłatnego na czas nieokreślony nie jest tak naprawdę możliwe na gruncie prawa pracy. Taka sytuacja musi być traktowana jako rozwiązanie umowy o pracę na podstawie porozumienia stron.
Jak podkreśla Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 6 stycznia 2009 r. (sygn. akt II PK 111/08), urlop bezpłatny jest okresem, w którym, mimo trwania stosunku pracy, ulegają zawieszeniu wzajemne obowiązki i uprawnienia stron tego stosunku (świadczenie pracy oraz wypłata wynagrodzenia). Zatem osoba pozostająca w dniu wykreślenia z rejestru komercjalizowanego przedsiębiorstwa państwowego na urlopie bezpłatnym pozostaje nadal pracownikiem zatrudnionym u konkretnego pracodawcy. Pojęcie "okres zatrudnienia", użyte w § 11 rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad podziału uprawnionych pracowników na grupy, ustalania liczby akcji przypadających na każdą z tych grup oraz trybu nabywania akcji przez uprawnionych pracowników, należy rozumieć z uwzględnieniem generalnej zasady wynikającej z art. 174 § 2 KP, zgodnie z którą okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, z zastrzeżeniem wyjątku przewidzianego w art. 174[1 ]§ 2 KP. Jeżeli zatem z okresu zatrudnienia wywodzi się określone uprawnienia pracownicze, to musi być to okres, w którym nie są one zawieszone, a tak jest w przypadku urlopu bezpłatnego.
Za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. Okres urlopu bezpłatnego przyznanego w takim przypadku wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy. Pracownikowi, który w okresie tak udzielonego urlopu bezpłatnego był niezdolny do pracy wskutek choroby – przysługuje także zasiłek chorobowy.
Reasumując, pracownikowi przebywającemu na urlopie bezpłatnym nie przysługują uprawnienia pracownicze i socjalne, z pewnymi wyżej wymienionymi wyjątkami. Tym samym okres zawieszenia stosunku pracy skutkuje brakiem otrzymywania wynagrodzenia, brakiem nabywania uprawnień do urlopu wypoczynkowego czy macierzyńskiego, a także niemożnością otrzymywania świadczeń socjalnych związanych z zatrudnieniem pracowniczym. Pamiętajmy przy tym, że „istotnym elementem statusu pracownika korzystającego z urlopu bezpłatnego jest szczególna ochrona przed wypowiedzeniem umowy o pracę, wynikająca z art. 41 KP. Jest to więc zakaz złożenia przez pracodawcę oświadczenia o wypowiedzeniu umowy (również o wypowiedzeniu warunków pracy i płacy) w okresie ochronnym, natomiast nie jest wyłączona możliwość rozwiązania się umowy na skutek wypowiedzenia złożonego wcześniej, jeszcze przed rozpoczęciem się tego okresu.(…) Okres korzystania z urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie art. 174 KP jest okresem, w którym pracodawca nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, co powoduje, że nie jest on ani okresem składkowym, ani nieskładkowym. Ustawa emerytalno-rentowa w art. 7, zawierającym katalog okresów nieskładkowych, wymienia jednak niektóre rodzaje urlopów bezpłatnych, które podlegają uwzględnieniu w stażu ubezpieczeniowym. Są to urlopy bezpłatne udzielane przed 1981 r. matkom pracującym w celu opieki nad dzieckiem oraz urlopy bezpłatne małżonków pracowników skierowanych do pracy za granicą, na przykład w przedstawicielstwach dyplomatycznych i urzędach konsularnych” – por. A. Kosut „Komentarz do Kodeksu pracy”.
