Niektóre umowy wymagają bowiem szczególnej formy, np. aktu notarialnego w przypadku sprzedaży nieruchomości. Również strony umowy mogą dobrowolnie ustalić szczególną formę zawarcia umowy, mimo iż przepisy nie nakładają na nie takiego obowiązku. Każda umowa, niezależnie od formy w jakiej została zawarta, jest wiążąca dla stron. Nie oznacza to jednak, że każda z nich jest dokumentem. Umowa to często główny dowód w postępowaniach sądowych, który poświadcza dokonanie czynności prawnej. Dlatego umowy warto zawierać na piśmie, nawet jeśli w danym przypadku kodeks cywilny tego nie wymaga.
Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy wyraźny przepis prawa przewiduje rygor nieważności.
Uważa się wówczas, że czynność nie dochodzi do skutku bez zachowania zastrzeżonej formy. Jednakże w przypadku, gdy strony zastrzegły dokonanie czynności w formie pisemnej ale nie określiły jakie są skutki niezachowania tej formy należy uznać, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych Zwykła forma pisemna zastrzeżona przez ustawę lub umowę stron bez rygoru nieważności ma więc przede wszystkim znaczenie dowodowe.
Znaczenie tej formy jest na tyle istotne, że jej niezachowanie wyklucza możliwość powoływania się w sporze na dowód ze świadków bądź dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Dowód taki dopuszczalny jest w sytuacji, gdy:
- obie strony wyrażą na to zgodę,
- żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą,
- fakt dokonania czynności prawnej będzie uprawdopodobniony za pomocą pisma,
- dokument obejmujący czynność został zagubiony, zniszczony lub zabrany przez osobę trzecią Ponadto ograniczenia dowodowego nie stosuje się, kiedy zachowanie formy pisemnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej a także w stosunkach między przedsiębiorcami.
Każde uzupełnienie lub zmiana umowy powinna być dokonana w takiej formie, w jakiej była ona zawarta.
Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie powinno być również stwierdzone na piśmie. W przypadku odstąpienia od umowy albo jej wypowiedzenia wystarczy sporządzić oświadczenie na piśmie.
Do zachowania formy pisemnej czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.
Sam dokument może mieć formę wydruku komputerowego albo zostać sporządzony przez inną osobę. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Sąd uzna umowę za wiążącą tylko w przypadku, gdy jest ona podpisana przez obydwie strony. Umowa bez podpisów lub wyłącznie z podpisem jednej ze stron nie ma żadnej mocy prawnej. Osoba nie mogąca pisać, lecz mogąca czytać może złożyć oświadczenie woli w formie pisemnej bądź w ten sposób, że uczyni na dokumencie tuszowy odcisk palca a obok tego odcisku inna osoba wypisze jej imię i nazwisko umieszczając swój podpis. Zamiast tej osoby może również podpisać się inna osoba ale jej podpis musi zostać poświadczony przez notariusza lub wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa z zaznaczeniem, że został złożony na życzenie nie mogącego pisać, lecz mogącego czytać. W sytuacji, gdy umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami bez zachowania formy pisemnej (np. telefonicznie czy ustnie) jedna strona niezwłocznie potwierdzi w piśmie skierowanym do drugiej strony a pismo to zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w piśmie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła na piśmie.
Przesłanie podpisanej umowy faksem lub pocztą elektroniczną nie spełnia wymogów zwykłej formy pisemnej.
Dokument taki może być jedynie uprawdopodobnić, że umowa została zawarta. W razie ewentualnego sporu obowiązek wykazania faktu zawarcia umowy ciąży na stronie, która na ten fakt się powołuje Wyjątek od wskazanej zasady stanowi oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, jest ono bowiem równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Składając oświadczenie woli w formie elektronicznej należy pamiętać o szczególnych obowiązkach związanych z tą formą oraz jej odmiennościach względem formy pisemnej zwykłej.
