Regionalna instytucja finansująca spełnia wymagania w zakresie kwalifikacji pracowników, jeżeli zatrudnia na podstawie umowy o pracę, co najmniej 10 pracowników posiadających kwalifikacje niezbędne do realizacji zadań z zakresu wspierania rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw, eksportu, spójności społeczno – gospodarczej kraju (art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości). Wśród pracowników musi znaleźć się kierownik zespołu, który ma tytuł zawodowy magistra lub równorzędny oraz ma, co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie realizacji zadań związanych z wdrażaniem programów przedakcesyjnych lub programów operacyjnych, w tym co najmniej roczne doświadczenie w kierowaniu zespołem wdrażającym projekty skierowane do przedsiębiorców o łącznej wartości nie mniejszej niż 3 mln złotych. W zespole pracowników musi być co najmniej 1 osoba, która posiada tytuł zawodowy magistra uzyskany po ukończeniu studiów na kierunku finanse i rachunkowość albo tytuł zawodowy magistra lub równorzędny uzyskany po ukończeniu studiów na innym kierunku oraz ukończone szkolenia lub studia podyplomowe w zakresie finansów lub rachunkowości, albo uprawnienia księgowego, biegłego rewidenta bądź doradcy podatkowego oraz ma co najmniej 3-letnie doświadczenie na stanowisku księgowego lub innym stanowisku związanym z obsługą finansową projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków publicznych oraz o najmniej 8 osób, które mają wykształcenie wyższe oraz co najmniej 2-letnie doświadczenie w realizacji zadań związanych z wdrażaniem programów przedakcesyjnych lub programów operacyjnych. Członkiem organu zarządzającego regionalnej instytucji finansującej oraz pracownikiem nie może być osoba skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przestępstwo przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karno-skarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.
Regionalna instytucja finansująca spełnia wymagania w zakresie potencjału ekonomicznego, jeżeli posiada środki finansowe lub zdolność kredytową nie niższą niż 1 mln złotych, nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego lub postępowania naprawczego oraz nie ma zaległości z tytułu należności publicznoprawnych. Natomiast, jeśli chodzi o spełnienie wymagań w zakresie potencjału technicznego, to regionalna instytucja finansująca musi posiadać stałe miejsce wykonywania działalności na terytorium RP, być zarejestrowaną w w Krajowym Systemie Usług dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw i świadczyć, co najmniej jeden rodzaj usług, dysponować pomieszczeniami zapewniającymi właściwą realizację zadań zleconych w danym województwie oraz posiadać wyposażenie biurowe oraz urządzenia techniczne zapewniające właściwą realizację zadań zleconych, w szczególności: sprzęt komputerowy wraz z oprogramowaniem biurowym i antywirusowym/zabezpieczającym oraz stały dostęp do Internetu. Wymagania, które musi spełnić regionalna instytucja finansująca są postawione również pod względem doświadczenia w realizacji zadań z zakresu wyżej wymienionego, jeśli ma, co najmniej 3-letnie doświadczenie w realizacji projektów polegających na realizacji zadań z zakresu, finansowanych lub współfinansowanych ze środków publicznych, oraz o łącznej wartości co najmniej 3 mln złotych, złotych także jeśli nie naruszyła w sposób istotny umów zawartych z Agencją. Należy jednak podkreślić, iż w sytuacji, gdy podmiot ubiega się o pełnienie roli regionalnej instytucji finansującej w więcej niż jednym województwie, powyższe warunki muszą być spełnione dla każdego województwa.
Wybór najkorzystniejszej oferty na pełnienie roli regionalnej instytucji finansującej w danym województwie jest dokonywany w drodze konkursu przeprowadzonego przez Agencję w porozumieniu z właściwym zarządem województwa. Taki konkurs jest ogłaszany w prasie o zasięgu ogólnopolskim oraz w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Agencji. Ogłoszenie o konkursie musi zawierać w szczególności informacje dotyczące przedmiotu konkursu – np. oznaczenie województwa, którego dotyczy konkurs, sposobie, terminie oraz miejscu składania ofert, terminie związania z ofertą oraz kryteriach oceny ofert. Termin składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni od dnia opublikowania ogłoszenia o konkursie. Konkurs wyłaniający w danym województwie regionalną instytucję finansującą musi zostać rozstrzygnięty w ciągu 90 dni od dnia jego ogłoszenia.
Oceny ofert dokonuje komisja konkursowa powołana przez Prezesa Agencji, spośród osób, których wiedza i doświadczenie zawodowe dają rękojmię prawidłowego wykonywania zadań tej komisji. W skład komisji konkursowej wchodzą przewodniczący, sekretarz, dwaj członkowie oceniający wskazani przez Prezesa Agencji oraz jeden członek oceniający wskazany przez ministra właściwego do spraw gospodarki, a także do dwóch członków oceniających – wskazanych przez zarząd właściwego województwa. Komisja konkursowa obraduje na posiedzeniach, które zwołuje przewodniczący komisji konkursowej. Przewodniczący komisji konkursowej określa również porządek jej obrad. Rozstrzygnięcia podejmowane są większością głosów – przy obecności, co najmniej trzech członków z prawem głosu. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego komisji konkursowej.
Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości ma prawo do unieważnienia konkursu w sytuacji, gdy nie złożono żadnej oferty, wszystkie oferty zostały odrzucone, żadna z ofert nie została wybrana, z powodu nieuzyskania wymaganej minimalnej liczby punktów na etapie oceny merytorycznej, stwierdzono nieprawidłowości, które mogły wpłynąć na wynik konkursu, bądź nie została zawarta umowa na realizację zadań związanych z udzielaniem pomocy finansowej z jedynym oferentem, którego oferta została wybrana. W ciągu 30 dni od dnia unieważnienia konkursu Agencja ogłasza ponowny konkurs na pełnienie roli regionalnej instytucji finansującej w danym województwie.
