W projekcie rozporządzenia określono wzór wniosku o umieszczenie leku lub wyrobu medycznego w wykazach leków podstawowych i uzupełniających oraz leków i wyrobów medycznych, które mogą być przepisywane bezpłatnie, za opłatą ryczałtową lub częściową odpłatnością osobom chorującym na choroby zakaźne lub psychiczne oraz upośledzonym umysłowo, a także chorującym na niektóre choroby przewlekłe, wrodzone lub nabyte. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych takie wnioski mogą składać podmioty odpowiedzialne, przedstawiciele podmiotów odpowiedzialnych, importerzy równolegli, wytwórcy wyrobów medycznych, ich autoryzowani przedstawiciele albo importerzy w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o wyrobach medycznych (Dz. U. Nr 93, poz. 896, z późn. zm.). Zgodnie z definicją zawartą w tej ustawie importerem może być osoba fizyczna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej albo osoba prawna z siedzibą na terytorium państwa członkowskiego UE lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, wprowadzającą w celu używania lub dystrybucji na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym wyrób medyczny pochodzący spoza terytorium państwa członkowskiego
Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym. Wnioski na określonym w projekcie rozporządzenia wzorze można składać przez pierwszych siedem dni każdego kwartału.
Jak już zostało wspomniane, zgodnie z upoważnieniem minister został zobligowany również do określenia sposobu składania wniosku oraz formatu przekazywanych danych. W projekcie rozporządzenia zaproponowano, aby wnioski refundacyjne składać w zamkniętej kopercie lub paczce. Prawidłowo oznaczona koperta lub paczka powinna zawierać takie informacje jak: wyrazy ”wniosek refundacyjny” oraz dane adresowe wnioskodawcy. Ma to na celu ułatwienie identyfikacji wniosków spośród licznej korespondencji wpływającej do resortu, a tym samym przyspieszenie obiegu dokumentów w Ministerstwie Zdrowia. Kolejną ważną zmianą jest wprowadzenie obowiązku przesyłania wniosku w formie elektronicznej w formacie arkusza kalkulacyjnego *.xml na informatycznym nośniku danych, która ułatwi resortowi analizę danych i usprawni proces komunikacji między ministerstwem a wnioskodawcą.
