Szczegółowo zakres i sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczych określają przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z § 6 rozporządzenia, akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
1. w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
2. w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
1) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
2) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
3) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
4) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy,
5) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
6) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
7) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
8) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
9) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
10) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy,
11) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
12) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
13) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
14) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
15) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
16) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
3. w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
1) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
2) dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
3) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
4) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
5) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
6) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Dodatkowo pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (§ 7 ww. rozporządzenia).
Pracodawca zakłada również i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:
1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
2) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 8 ww. rozporządzenia).
Sposób przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej
Pracodawca ma obowiązek zabezpieczania przechowywanych materiałów w sposób, który uchroni je od zniszczenia lub uszkodzenia, a także przed ujawnieniem informacji zawartych w tych dokumentach przed dostępem osób trzecich, co wynika między innym z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Pracodawca może samodzielnie realizować spoczywający na nim obowiązek przechowywania przedmiotowej dokumentacji. Jeżeli jednak nie jest pewien, czy zapewni należyte warunki przechowywania dokumentów płacowych, może skorzystać z usług podmiotów świadczących działalność regulowaną w zakresie przechowywania dokumentacji płacowej. Przedsiębiorca taki obowiązany jest przestrzegać szczególnych norm technicznych co do sposobu przechowywania dokumentacji w zakresie pomieszczeń i warunków w nich panujących, które pozwolą na możliwie najmniejszy wpływ czynników środowiska na dokumenty.
Pracodawca, który chce skorzystać z usług przedsiębiorcy-archiwizatora powinien nawiązać z nim cywilnoprawny stosunek przechowania (z modyfikacją wynikającą z art. 511 usta¬wy, wyłączającą stosowanie art. 844 § 2 KC – tj. wyłączającą możliwość żądania przez przechowawcę przedterminowego odebrania rzeczy przez zlecającego przechowanie). Do decyzji pracodawcy pozostaje zatem, czy dokumenty płacowe i osobowe będzie przechowywał sam, czy powierzy to zadanie profesjonalnemu podmiotowi.
