Uregulowania dotyczące rozliczania podróży służbowych
Sposób rozliczania należności z tytułu podróży służbowych powinien być określony w przepisach płacowych obowiązujących w danym zakładzie pracy, a w przypadku, gdy pracodawca nie jest zobowiązany do stworzenia regulaminu wynagradzania albo nie obowiązuje go układ zbiorowy pracy – w umowie o pracę. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej kwestie takich kosztów reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r., Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Przepisy tego rozporządzenia stosuje się także w stosunku do innych pracowników, dla których pracodawca nie stworzył tego typu regulacji.Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów
Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę, pracownik może odbyć podróż własnym samochodem, motocyklem lub motorowerem. W takiej sytuacji przysługuje mu zwrot kosztów eksploatacji pojazdu w wysokości określonej w wyżej wymienionych przepisach. Jeżeli zaś pracownik nie korzysta z żadnego z tych pojazdów w czasie delegacji, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej przysługuje mu ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli 4,60 zł (20% x 23,-zł). Należy jednak pamiętać, że ryczałt przysługuje tylko w sytuacji, kiedy pracownik faktycznie ponosi koszty dojazdów do miejsca wykonywania pracy lub np. z dworca do hotelu.
Kiedy ryczałt nie przysługuje?
Warto wiedzieć, że ryczałt nie przysługuje w 2 przypadkach. Po pierwsze nie ma takiej możliwości w sytuacji, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Nie ponosi więc takich kosztów pracownik, który ma zapewniony transport na terenie miejscowości, która jest celem jego podróży służbowej, np. udaje się do oddziału firmy, a transport z dworca do jego siedziby ma zapewniony służbowym samochodem. Może się również zdarzyć, że na terenie danej miejscowości nie funkcjonuje żadna komunikacja miejscowa a co za tym idzie nie ma więc możliwości skorzystania z takiej komunikacji.
Na wniosek pracownika pracodawca może także wyrazić zgodę na pokrycie faktycznych, udokumentowanych w sposób przez niego określony, kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, np. biletów autobusowych, czy kolejowych. W takim wypadku ryczałt również się nie należy.
