Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy niezwłocznie w razie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę (art. 97 § 1 Kodeksu pracy, dalej: k.p.). Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od wcześniejszego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.
Jeżeli pracownik był zatrudniony u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów.
Świadectwo pracy zawiera przede wszystkim informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, np. na poczet zaległości alimentacyjnych. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.
Pracownik ma prawo w ciągu 7 dni od wydania świadectwa pracy wstąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Przepisy nie precyzują, co należy rozumieć pod pojęciem „sprostowanie świadectwa pracy”. Należy przyjąć, że chodzi tu o złożenie przez pracownika wniosku o uzupełnienie braków w świadectwie, jak też o sprostowanie nieprawdziwych, nieprecyzyjnych lub nierzetelnych informacji w nim zawartych.
Szczegółowe kwestie związane z wydaniem pracownikom świadectwa pracy oraz procedury związaniem z jego sprostowaniem zawierają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania z dnia 15 maja 1996 r. (Dz.U. nr 60, poz. 282, z późn. zm., dalej: rozporządzenie).
Przepisy rozporządzenia przewidują, że pracodawca po złożeniu wniosku przez pracownika o sprostowanie świadectwa pracy ma obowiązek zawiadomić go na piśmie w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku o jego negatywnym rozpatrzeniu. Jeżeli natomiast pracodawca uwzględnia wniosek pracownika wydaje mu we wskazanym wyżej terminie nowe świadectwo pracy.
Jeżeli pracodawca rozpatrzy wniosek pracownika negatywnie, w takiej sytuacji przed pracownikiem otwiera się droga sądowa do domagania się sprostowania świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu. Jeżeli sąd uwzględni wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca jest zobowiązany w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się sądu wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy.
Jeśli sąd przywróci pracownika do pracy lub też przyzna mu odszkodowanie z tytułu bezprawnego wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia pracodawca jest zobowiązany umieścić w świadectwie pracy informację na temat tego orzeczenia. Jeżeli orzeczenie sądu zostało wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi w terminie 3 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia nowe świadectwo pracy zawierające informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.
Pracownik ma ponadto prawo do domagania się naprawienia szkody wyrządzonej przez pracodawcę z powodu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Chodzi tu np. o sytuację, gdy z powodu niewydania przez pracodawcę w terminie świadectwa pracy pracownik nie otrzymał nowej pracy, którą by otrzymał gdyby dostarczył świadectwo pracy. Odszkodowanie powyższe przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Orzeczenie o odszkodowaniu w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy stanowi podstawę do zmiany tego świadectwa.
