Pomoc na wyposażenie stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej obejmuje zarówno koszy zakupu wyposażenia stanowiska pracy jak i koszty wytworzenia tego wyposażenia – wraz z niepodlegającym odliczeniu podatkiem VAT i podatkiem akcyzowym. Jednakże, aby pracodawca mógł skorzystać z tego rodzaju musi spełnić określone warunki. Pracodawca musi złożyć wniosek o przyznanie refundacji oraz zobowiązać się do zatrudnienia niepracującej osoby niepełnosprawnej – zarejestrowanej w powiatowym urzędzie pracy – przez okres co najmniej 3 lat. Ponadto pracodawca musi uzyskać pozytywną opinię Państwowej Inspekcji Pracy o przystosowaniu stanowiska pracy do potrzeb wynikających z niepełnosprawności osoby, która będzie pracować na wyposażanym stanowisku.
Zawarcie umowy o zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy poprzedzają negocjacje pomiędzy starostą/prezydentem miasta, który jest stroną umowy, a pracodawcą. W wyniku takich negocjacji ustalana jest kwota zwrotu, która zostanie wypłacona pracodawcy po zawarciu umowy i spełnieniu innych, określonych w niej warunków. Warunki te dotyczą: poniesienia wydatków na wyposażenie stanowiska pracy w terminie 3 miesięcy od dnia zawarcia umowy oraz przedstawiania dokumentów świadczących o wykonaniu umowy. Do warunków umowy należy również zaliczyć zobowiązania do umożliwienia staroście kontroli wykonania umowy oraz informowania o wszelkich zmianach dotyczących jej realizacji, rozliczenia otrzymanej pomocy i jej zwrotu w przypadku naruszenia warunków umowy. Należy podkreślić, że refundacja nie może dotyczyć kosztów poniesionych przez pracodawcę przed dniem zawarcia umowy. Zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy stanowi pomoc de minimis.
Otrzymana pomoc podlega zwrotowi, w przypadku, gdy okres zatrudnienia osoby niepełnosprawnej na wyposażonym stanowisku będzie krótszy niż 36 miesięcy. Wysokość zwrotu ustala się w wysokości 1/36 ogólnej kwoty uzyskanej refundacji za każdy miesiąc brakujący do upływu okresu 36 miesięcy – nie mniej jednak niż 1/6 tej kwoty. Pracodawca nie będzie musiał zwracać tych środków, jeżeli w ciągu 3 miesięcy od dnia rozwiązania stosunku pracy z osobą niepełnosprawną zatrudni inną osobę niepełnosprawną zarejestrowaną w Powiatowym Urzędzie Pracy.
