O pomoc może ubiegać się nadleśnictwo Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe na terenie, którego wystąpiła katastrofa naturalna lub klęska żywiołowa – w ramach Schematu I lub położone na terenach zaliczonych do I i II kategorii zagrożenia pożarowego lasów – w ramach Schematu II. Lista nadleśnictw uprawnionych do ubiegania się o pomoc w ramach Schematu I została określona w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Natomiast do ubiegania się o pomoc w ramach Schematu II są uprawnione nadleśnictwa inne niż wymienione w załączniku nr 2 do rozporządzenia. O pomoc może ubiegać się nadleśnictwo, które nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o przyznanie pomocy na podstawie przepisów rozporządzenia Rady (WE) nr 1698/2005 z dnia 20 września 2005 r. w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich przez Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW) oraz przepisów Unii Europejskiej wydanych w trybie tego rozporządzenia lub przepisów odrębnych.
Pomoc jest przyznawana w formie refundacji kosztów odnowienia, pielęgnacji i ochrony lasów, ochrony cennych elementów przyrodniczych, udostępniania terenów leśnych dla celów rekreacji, turystyki oraz edukacji leśnej w ramach Schematu I, wzmocnienia systemu ochrony przeciwpożarowej w ramach Schematu II oraz ogólnych kosztów, które są bezpośrednio związane z przygotowaniem i realizacją operacji. Koszty te można uznać za koszty kwalifikowane, jeśli zostały poniesione w formie rozliczenia bezgotówkowego, dokonanego przelewem na rachunek bankowy, od dnia, w którym została zawarta umowa, a w przypadku kosztów stanowiących koszty ogólne, nie wcześniej niż w dniu 1 stycznia 2007 r.. W przypadku przyznania pomocy, do kosztów kwalifikowalnych zalicza się również te koszty poniesione przez wnioskodawcę przed dniem zawarcia umowy, lecz nie wcześniej niż w dniu, w którym został złożony wniosek o przyznanie pomocy. Pomoc nie obejmuje kosztów innych niż te określone powyżej, a w szczególności nabycia nieruchomości, podatku od towarów i usług (VAT), nabycia używanych rzeczy. Refundacji podlegają koszty kwalifikowalne poniesione przez beneficjenta, w wysokości nieprzekraczającej 100 % tych kosztów. Do kosztów kwalifikowalnych zaliczyć można koszty melioracji agrotechnicznych, przygotowania gleby pod odnowienia, przebudowę, poprawki i uzupełnienia, odnowienia powierzchni leśnych i przebudowy drzewostanów i inne wymienione w art. 5 rozporządzenia.
Zadaniem Prezesa Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa jest podanie do publicznej wiadomości – na stronie internetowej Agencji oraz co najmniej w jednym dzienniku o zasięgu ogólnopolskim – informacji o możliwości składania w danym roku wniosków o przyznanie pomocy. Ponadto musi on podawać do publicznej wiadomości – na stronie internetowej Agencji – nie rzadziej, niż co 14 dni, informacje o liczbie wniosków o przyznanie pomocy złożonych w danym roku realizacji Programu i zapotrzebowaniu na środki wynikającym z tych wniosków. Wniosek o przyznanie pomocy należy składać po upływie 14 dni od dnia podania do publicznej wiadomości informacji. Termin składania wniosków o przyznanie pomocy w danym roku realizacji Programu upływa z końcem dnia roboczego następującego po dniu podania do publicznej wiadomości na stronie internetowej Agencji informacji określającej, że zapotrzebowanie osiągnęło co najmniej 120 % dostępnych środków w danym roku, nie później jednak niż w dniu 31 grudnia danego roku.
Według art. 8 ust 1 w ramach Schematu II nadleśnictwo w danym roku może złożyć jeden wniosek o przyznanie pomocy. Jednakże przepis ten nie ma zastosowania, w przypadku, gdy nie przyznano pomocy na podstawie wcześniej złożonego wniosku. Wniosek o przyznanie pomocy nadleśniczy musi złożyć osobiście albo przez upoważnioną osobę – bezpośrednio w oddziale regionalnym Agencji, właściwym ze względu na miejsce realizacji operacji. Agencja wydaje potwierdzenie złożenia wniosku o przyznanie pomocy, zawierające datę i godzinę złożenia tego wniosku, i opatruje je pieczęcią Agencji oraz podpisem osoby przyjmującej wniosek. Wniosek o przyznanie pomocy zawiera m.in. numer identyfikacyjny, o którym mowa w przepisach o krajowym systemie ewidencji producentów, ewidencji gospodarstw rolnych oraz ewidencji wniosków o przyznanie płatności, jeżeli został nadany, nazwę, siedzibę i adres wnioskodawcy, opis planowanej operacji, w tym określenie miejsca jej realizacji, celów, zakresu i kosztów, a także inne dane zawarte w art. 10 rozporządzenia. Formularz wniosku o przyznanie pomocy zawiera wykaz dokumentów, które dołącza się do wniosku i wyszczególnienie tych pozycji we wniosku oraz dokumentów, których odpowiednio niewypełnienie lub niedołączenie skutkuje nieprzyznaniem pomocy, a także wzory oświadczeń.
Agencja nie przyznaje pomocy, jeśli wniosek o przyznanie pomocy został złożony po terminie lub nie został wypełniony we wszystkich wymaganych pozycjach, bądź nie dołączono do niego, co najmniej jednego z dokumentów, których niedołączenie skutkuje nieprzyznaniem pomocy. Wniosek o przyznanie pomocy, niezawierający adresu wnioskodawcy pozostawia się bez rozpatrzenia chyba, że istnieje możliwość ustalenia adresu wnioskodawcy na podstawie posiadanych danych. Jeżeli złożony wniosek o przyznanie pomocy nie spełnia innych niż powyżej wymagań Agencja wówczas wzywa wnioskodawcę, na piśmie do usunięcia braków w terminie 21 dni od dnia doręczenia wezwania chyba, że zachodzą niebudzące wątpliwości przesłanki nieprzyznania pomocy.
Pomoc jest przyznawana według kolejności złożenia wniosków o przyznanie pomocy. Wniosek o przyznanie pomocy zostaje rozpatrzony w terminie 4 miesięcy od dnia jego złożenia. W przypadku nierozpatrzenia wniosku kwalifikowane powyższym terminie Agencja musi zawiadomić wnioskodawcę o przyczynach zwłoki, wskazując nowy termin rozpatrzenia wniosku, nie dłuższy niż 3 miesiące. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o przyznanie pomocy Agencja informuje niezwłocznie wnioskodawcę, na piśmie, o terminie zawarcia umowy, który nie może być dłuższy niż 14 dni od dnia otrzymania przez wnioskodawcę informacji. Jeżeli wnioskodawca nie stawił się w wyznaczonym przez Agencję terminie w celu zawarcia umowy albo odmówił jej podpisania w tym terminie, pomocy nie przyznaje się chyba, że wnioskodawca stawił się w celu podpisania umowy i ją podpisał w innym terminie uzgodnionym przed upływem wyznaczonego w informacji terminu, nie dłuższym niż miesiąc, albo wyznaczonym wnioskodawcy, nie dłuższym niż 21 dni od dnia, na który został wyznaczony poprzedni termin zawarcia umowy. Agencja, na uzasadnioną prośbę wnioskodawcy, może wyrazić zgodę na przedłużenie terminu wykonania przez wnioskodawcę określonych czynności w toku postępowania w sprawie przyznania pomocy, jednak nie dłużej niż o 6 miesięcy, przy czym przedłużenie terminu o więcej niż miesiąc wymaga udokumentowania przez wnioskodawcę przyczyny przedłużenia.
Umowę zawiera się na formularzu opracowanym przez Agencję i udostępnionym na jej stronie internetowej. Umowa może zawierać postanowienia dotyczące realizacji operacji, w szczególności zobowiązania beneficjenta dotyczące osiągnięcia celu operacji i zachowania tego celu przez 5 lat, niefinansowania realizacji operacji z udziałem innych środków publicznych, ograniczeń lub warunków w zakresie przenoszenia własności lub posiadania rzeczy nabytych w ramach realizacji operacji lub sposobu ich wykorzystywania przez 5 lat oraz np. stosowania procedur udzielania zamówień publicznych. Pięcioletni okres, którego dotyczą zobowiązania liczy się od dnia dokonania przez Agencję płatności ostatecznej. Zabezpieczeniem należytego wykonania przez beneficjenta zobowiązań określonych w umowie jest weksel niezupełny wraz z deklaracją wekslową sporządzoną na formularzu udostępnionym przez Agencję.
Tryb wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy określony zostaje w umowie z tym, że wypłata ta następuje po złożeniu wniosku o płatność. Formularz wniosku o płatność zawiera wykaz dokumentów, które dołącza się do tego wniosku. Agencja rozpatruje wniosek o płatność w terminie 3 miesięcy od dnia jego złożenia i dokonuje wypłaty środków finansowych z tytułu pomocy niezwłocznie po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o płatność.
