Zgodnie z treścią art. 67 KPA, organ administracji publicznej sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie. W szczególności sporządza się protokół:
- przyjęcia wniesionego ustnie podania;
- przesłuchania strony, świadka i biegłego;
- oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale przedstawiciela organu administracji publicznej;
- rozprawy;
- ustnego ogłoszenia decyzji i postanowienia.
Zaniechanie sporządzenia protokołu w powyższych sytuacjach jest istotną wadą postępowania administracyjnego. Takie zaniedbanie ze strony organu nie może przy tym szkodzić w jakikolwiek sposób stronie czy uczestnikowi toczącego się postępowania. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25 lutego 1994 r. (sygn. akt WR 20/94) zaznaczył, że niezachowanie przez organ administracji publicznej wymaganej formy czynności procesowej powoduje wadliwość tego postępowania, skutkującą uchyleniem decyzji. Naruszenie obowiązku sporządzenia protokołu (a więc zachowania formy wymaganej prawem) ma poważne skutki procesowe, a w pewnych wypadkach powoduje nawet bezskuteczność danej czynności.
Protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby. Protokół można zatem porównać do swoistego sprawozdania, dzięki któremu wiemy jak przebiegała realizacja danej sprawy (sprawozdanie takie ma jednak wyjątkowy charakter prawny). Protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole. Jak zaznaczył WSA w Rzeszowie, protokół, w rozumieniu art. 68 KPA, jako sposób dokumentowania czynności organu w sformalizowany sposób, może być sporządzony wyłącznie w czasie dokonywania określonej czynności urzędowej, ponieważ treść protokołu potwierdza jej dokonanie. Oznacza to, że protokołu nie można sporządzić w terminie późniejszym, po dokonaniu czynności (por. wyrok WSA w Rzeszowie z 13.02.2013 r. sygn. akt II SA/Rz 1072/12).
Protokół przesłuchania powinien być odczytany i przedstawiony do podpisu osobie zeznającej niezwłocznie po złożeniu zeznania. W protokołach przesłuchania osoby, która złożyła zeznanie w języku obcym, należy podać w przekładzie na język polski treść złożonego zeznania oraz wskazać osobę i adres tłumacza, który dokonał przekładu; tłumacz ten powinien podpisać protokół przesłuchania. Organ administracji publicznej może zezwolić na dołączenie do protokołu zeznania na piśmie, podpisanego przez zeznającego, oraz innych dokumentów mających znaczenie dla sprawy.
