Przekształcenie firmy jednoosobowej w spółkę z o.o. – o czym należy pamiętać?

Jak zmienić formę prawną działalności gospodarczej? To pytanie coraz częściej zadają sobie przedsiębiorcy w kontekście planowanych od nowego roku zmian podatkowych, określanych metaforycznie Nowym Ładem. Dziś podpowiemy, o czym należy pamiętać planując przekształcenie działalności jednoosobowej w spółkę z o.o.

Czym jest przekształcenie działalności gospodarczej?

Przekształcenie polega na płynnej zmianie formy prawnej dotychczasowej działalności gospodarczej bez konieczności likwidacji tej działalności. Przedsiębiorcy najczęściej decydują się na przekształcenie z powodów finansowych, na przykład żeby zoptymalizować prowadzoną działalność.

Przekształcenie to złożony proces, który pozwala jednak przedsiębiorcom na osiągnięcie wielu pożądanych celów, takich jak :

• obniżenie kosztów działalności
• zwiększenie kapitału
• poprawę procesu decyzyjnego
•  zmianę zakresu odpowiedzialności
• zmniejszenie obciążeń podatkowych
• pozyskanie inwestora
•  możliwość wprowadzenia spółki na giełdę (w przypadku spółki akcyjnej i spółki komandytowo-akcyjnej).

Który przedsiębiorca może zmienić formę prawną działalności gospodarczej?

Nie każdą formę prawną można swobodnie przekształcić w inną. Dopuszczalne są następujące przekształcenia:

• przedsiębiorca będący osobą fizyczną, wykonujący we własnym imieniu działalność gospodarczą, może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (czyli jednoosobową spółkę akcyjną lub jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością)
• spółka cywilna może być przekształcona w każdą spółkę handlową z zastrzeżeniem, że w przypadku przekształcenia w spółkę jawną stosuje się odrębną, znacznie uproszczoną procedurę przekształcenia
• spółka jawna, spółka partnerska, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna mogą być przekształcone w inną dowolną spółkę handlową.

UWAGA! Ani spółka w likwidacji, która rozpoczęła podział majątku, ani spółka w upadłości nie mogą zostać przekształcone.

Zasada kontynuacji – co oznacza?

Jedną z podstawowych zasad, jakimi rządzą się przekształcenia, jest zasada kontynuacji. Oznacza, że:

• przekształconej spółce przysługują te same prawa i obowiązki, dzięki czemu jest możliwa płynna kontynuacja działalności bez konieczności aneksowania zawartych umów
• spółka przekształcona pozostaje podmiotem zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane spółce przed jej przekształceniem (chyba że ustawa lub wydana decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji lub ulgi stanowi inaczej, na przykład ulgi podatkowe nie przechodzą w procesie przekształcenia)
• wspólnicy spółki przekształcanej stają się z dniem przekształcenia wspólnikami spółki przekształconej.

UWAGA!  Wspólnik spółki przekształcanej może – w wyjątkowych sytuacjach – nie stać się wspólnikiem spółki przekształconej. Na przykład, wspólnik spółki kapitałowej może żądać odkupu swoich udziałów lub akcji, gdy głosował przeciw uchwale o przekształceniu spółki w spółkę osobową, oraz – po podjęciu tej uchwały – zażądał zaprotokołowania sprzeciwu.

Kluczowe etapy procesu przekształcenia

Kluczowe etapy procesu przekształcenia to:

•  przygotowanie planu przekształcenia wraz z załącznikami (przede wszystkim: projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki, projekt umowy albo statutu spółki, wycena składników majątku spółki przekształcanej – w przypadku przekształcenia w spółkę akcyjną oraz sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia)
• zgłoszenie planu przekształcenia do Krajowego Rejestru Sądowego
• złożenie wniosku o wyznaczenie biegłego do zbadania planu przekształcenia – ten obowiązek dotyczy przekształcenia formy prawnej w spółkę akcyjną oraz przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą planującego przekształcić tę działalność w spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną
• podwójne zawiadomienie wspólników spółki o przekształceniu: pierwsze zawiadomienie – nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia uchwały, drugie – w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie od daty pierwszego zawiadomienia
•  zawiadomienie pracowników o przejściu zakładu pracy, co najmniej na 30 dni przed przekształceniem
• podjęcie uchwały o przekształceniu spółki
• złożenie wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego o rejestrację przekształcenia spółki
• rejestracja przekształcenia w KRS.

UWAGA!  Wnioski do KRS po przekształceniu formy prawnej działalności można złożyć wyłącznie elektronicznie w Portalu Rejestrów Sądowych . Sąd rozpozna jedynie te wnioski do KRS, które zostaną podpisane podpisem kwalifikowanym, podpisem osobistym lub Profilem Zaufanym przez reprezentanta spółki albo profesjonalnego pełnomocnika.

Dniem przekształcenia jest dzień rejestracji spółki przekształconej w Krajowym Rejestrze Sądowym. Składając wniosek o rejestrację połączenia, spółki często wnioskują o zarejestrowanie przekształcenia w konkretnym dniu, co pozwala na usprawnienie procesów księgowych. Sądy co do zasady rozpatrują takie wnioski pozytywnie.

Jak przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością?

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga

• przygotowanie planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami
• weryfikacji planu przekształcenia przez biegłego rewidenta
• przygotowania oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy
• powołania członków organów spółki przekształconej
•  zawarcia umowy spółki
• rejestracji spółki przekształconej w KRS
• wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z CEIDG.

Nalęży też pamiętać, że:

• odpowiedzialność przedsiębiorcy za zobowiązania spółki zostanie ograniczona
• zachowuje on wszystkie dotychczasowe prawa i obowiązki
•  wszystkie zawarte umowy, przyznane zezwolenia i koncesje, a także ulgi (o ile treść wydanej decyzji nie stanowi inaczej bądź przepisy prawa nie pozwalają na przeniesienie danych zezwoleń, koncesji, ulg w wyniku przekształcenia: na przykład ulgi podatkowe) pozostają ważne
• otrzymuje się nowy NIP i REGON
• trzeba zapłacić podatek PCC od umowy spółki w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego
• przekształcenie nie powoduje powstania dochodu podlegającemu opodatkowaniu
• w zakresie ubezpieczeń społecznych jako wspólnik jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będący osobą fizyczną dotychczasowy przedsiębiorca jest traktowany jak osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą
•  trzeba prowadzić pełną księgowość
• spółka z ograniczoną odpowiedzialnością płaci CIT.

Ważne! Dochody spółki są opodatkowane podwójnie, raz na poziomie spółki – podatek CIT – a drugi raz, w przypadku wypłaty dywidendy przez wspólników – podatek PIT

Autor/Źródło: Zespół portalu SerwisPrawa.pl