Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jeżeli wskutek przeróżnych okoliczności pracodawca nie udzielił pracownikowi urlopu w roku, za który urlop przysługuje, powinien to zrobić najpóźniej do końca pierwszego kwartału kalendarzowego w roku następnym, czyli do 31 marca. Co do zasady urlop powinien być nieprzerwany. Może zostać podzielony jedynie na wniosek pracownika i w tym przypadku przynajmniej jedna część powinna trwać minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Urlop udzielany jest zgodnie z planem urlopów.
Plan urlopów jest ustalany przez pracodawcę, który bierze pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Plan urlopów nie obowiązuje jedynie w stosunku do tzw. urlopu na żądanie. Może się zdarzyć, że pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Ma to miejsce wówczas, gdy wyraziła na to zgodę zakładowa organizacja związkowa lub gdy takiej organizacji w zakładzie pracy nie ma.
Istnieją jednak sytuacje, gdy możliwe jest przesunięcie terminu urlopu. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić:
- na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami;
- z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. (art.164 Kodeksu pracy).
W pierwszym przypadku pracodawca analizuje zasadność wniosku i jeżeli uzna, że przyczyny te są rzeczywiście ważne, udziela zgody na przesunięcie terminu urlopu. W drugim zaś pracodawca uprawniony jest do samodzielnej zmiany terminu urlopu ale tylko wtedy, gdy zaistnieją wymienione tu przesłanki.
Pracodawca zobowiązany jest przesunąć termin urlopu w razie, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy (art. 165 Kodeksu pracy). Przyczynami takimi są w szczególności:
- czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
- urlop macierzyński .
Chodzi więc o wszystkie te sytuacje kiedy pracownik, mimo rozpoczęcia urlopu, nie przychodziłby do pracy, a jego nieobecność i tak byłaby usprawiedliwiona. W razie przesunięcia terminu pracodawca powinien udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu w, uzgodnionym z nim, późniejszym terminie.
Kodeks pracy dopuszcza również sytuację, w której pracownik może zostać przez pracodawcę odwołany z urlopu. Jest to jedyny przypadek, kiedy pracownik nie może w pełni skorzystać z prawa do urlopu i jest zmuszony do jego przerwania. Odwołanie pracownika z urlopu przez pracodawcę może nastąpić jedynie wtedy jeżeli:
- obecność pracownika w pracy jest niezbędna (głównie z powodu posiadanych kwalifikacji),
- przyczyna, która wymaga obecności pracownika w pracy była niemożliwa do przewidzenia w momencie, kiedy pracownik rozpoczynał urlop wypoczynkowy. Do okoliczności tych można zaliczyć między innymi: pożar, powódź, kontrolę, chorobę pracownika zastępującego (art. 167§1 Kodeksu pracy)
Jeżeli pracownik nie podporządkuje się poleceniu pracodawcy i nie przerwie urlopu, może ponieść karę porządkową. Naraża się również na możliwość rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. W tym bowiem przypadku pracodawca ma prawo uznać, że pracownik nie stawił się do pracy bez usprawiedliwienia. Odwołanie z urlopu musi być przekazane bezpośrednio pracownikowi i powinien być w nim wskazany termin, w którym pracownik ma stawić się do pracy. Pracodawca, ustalając termin, musi uwzględnić obecne miejsce pobytu pracownika, połączenia komunikacyjne, jak również dostępne środki transportu.
Pracownikowi, który został odwołany z urlopu przysługuje prawo do zwrotu poniesionych kosztów, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu (art. 167§2 Kodeksu pracy). Najczęściej są koszty podróży powrotnej oraz straty związane z rezygnacją z wykupionych wczasów, miejsca hotelowego itp. W sytuacji, kiedy pracodawca odwoła pracownika w sposób sprzeczny z obowiązującymi przepisami, pracownikowi przysługuje odszkodowanie na ogólnych zasadach. Oznacza to, że odszkodowanie obejmuje pełną szkodę.
