Regulamin wynagradzania jest źródłem prawa w rozumieniu art. 9 Kodeksu pracy. Nie może być on jednak sprzeczny z przepisami o charakterze powszechnie obowiązującym – ustawami, czy rozporządzeniami z zakresu prawa pracy. Dla przykładu pracodawca nie może ustalić w powyższym regulaminie wynagrodzenia niższego, niż powszechnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie za pracę (w 2013 r. – 1600 zł, w 2014 r. – 1680 zł). Warto już w tym miejscu zaznaczyć, że regulamin wynagradzania jest aktem normatywnym, a nie czynnością prawną w rozumieniu art. 58 Kodeksu cywilnego. Jego obowiązywanie zależy od tego, czy został wydany w oparciu o przepisy wyższego rzędu i w granicach zawartego w nich upoważnienia.
Zgodnie z treścią art. 77[2] KP, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nie objętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. W regulaminie takim pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania. W praktyce taki zapis pozwala np. na regulację świadczeń z zakładowego funduszu socjalnego. Regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym układem zbiorowym pracy lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie, na jego podstawie, indywidualnych warunków umów o pracę.
Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia wspólnie z nią regulamin wynagradzania. Jak zaznaczył Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 stycznia 2012 r. (sygn. akt I PK 83/11), regulamin wynagradzania wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową bądź z zakładowymi organizacjami związkowymi nie ma mocy wiążącej i nie może wejść w życie. "Wspólnie uzgodnionego stanowiska" oznacza, iż chodzi o zgodne stanowisko ustalone uprzednio przez przedstawicieli wszystkich zakładowych organizacji związkowych albo przynajmniej organizacji reprezentatywnych, tożsame co do treści i zawarte w jednym piśmie adresowanym do pracodawcy, a nie o stanowiska odrębnie i samodzielnie zajęte przez poszczególne organizacje związkowe. Dla skuteczności wejścia w życie regulaminu wynagradzania bądź jego zmian, które powodują, iż regulamin ten staje się źródłem prawa pracy decydujące znaczenie ma zachowanie przez pracodawcę trybu wymaganego w art. 77[2] § 6 KP polegającego na podaniu regulaminu do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u niego. Zgodnie z przytoczonym przez SN przepisem, regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pamiętajmy także, że zakresy obowiązywania regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania są odmienne – w innym wypadku nie byłoby potrzeby rozdzielania tych aktów.
