Co powinno zawierać zgłoszenie zbioru danych osobowych?
Stosownie do delegacji zawartej w art. 46a ustawy o ochronie danych osobowych wydane zostało rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. (Dz. U. Nr 229, poz. 1536) określające m.in. wzór zgłoszenia zbioru do rejestracji Generalnemu Inspektorowi. Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji powinno zawierać:
- wniosek o wpisanie zbioru do rejestru zbiorów danych osobowych,
- oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru, a w przypadku powierzenia przetwarzania danych podmiotowi, o którym mowa w art. 31, lub wyznaczenia podmiotu, o którym mowa w art. 31a, oznaczenie tego podmiotu i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania,
- cel przetwarzania danych,
- opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych,
- sposób zbierania oraz udostępniania danych,
- informację o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane,
- opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach określonych w art. 36-39,
- informację o sposobie wypełnienia warunków technicznych i organizacyjnych, określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a,
- informację dotyczącą ewentualnego przekazywania danych do państwa trzeciego.
Zgłoszenie zbioru danych osobowych powinno być podpisane przez administratora danych, czyli np. osobę fizyczną, która prowadzi działalność gospodarczą jednoosobowo lub inną osobę, która jest upoważniona do reprezentowania wnioskodawcy.
Należy podkreślić, że administrator danych jest zobowiązany zgłaszać Generalnemu Inspektorowi każdą zmianę wyżej wymienionych informacji – w terminie 30 dni od dnia dokonania zmiany w zbiorze danych. Natomiast jeśli zmiana tej informacji dotyczy rozszerzenia zakresu przetwarzanych danych o dane, o których mowa w art. 27 ust. 1 (chodzi o dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym), administrator danych jest obowiązany do jej zgłoszenia przed dokonaniem zmiany w zbiorze.
Jak dokonać rejestracji zbioru danych osobowych?
Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych można przesłać pocztą lub złożyć bezpośrednio w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Rejestracja zbioru danych osobowych może odbyć się również elektroniczną z użyciem bezpiecznego podpisu elektronicznego. Zgłoszenie zbioru danych osobowych można także dokonać drogą elektroniczną bez użycia podpisu elektronicznego, a następnie uzupełnić zgłoszenie w formie papierowej.
