Oczywiście roczny raport zbiorczy dotyczy relacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Informacja przekazywana do ZUSu przez pracodawcę musi być już znacznie częstsza. Zgodnie z treścią art. 41 ust.1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek przekazuje do Zakładu imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek.
Pamiętajmy, że składanie pracownikowi rocznego raportu obejmującego wypłacane ZUSowi jego składki jest tak naprawdę jedynie ogólną zasadą. Pracownik może bowiem żądać przekazywania mu powyższych informacji w krótszych odstępach czasu, jednak nie częściej niż raz na miesiąc. Z drugiej strony musimy wiedzieć, że roczne raporty zbiorcze muszą wskazywać nie tylko sumę i rodzaj wpłacanych składek do ZUS, ale także rozbicie ich na poszczególne miesiące.
W praktyce duża liczba pracodawców przekazywała informacje składkowe swoim pracownikom co miesiąc – przede wszystkim ze względu na ubezpieczenie zdrowotne. Popularny ZUS RMUA był bowiem głównym dowodem uprawniającym do korzystania ze świadczeń zdrowotnych w ramach NFZ. W związku z takimi praktykami przedsiębiorcy są zwolnieni z obowiązku wystawiania rocznego raportu zbiorczego, ponieważ wypełnili już swój obowiązek w znacznie szerszym zakresie (przesyłając wymagane informacje co miesiąc do rąk pracowników). Z drugiej strony każdy pracownik powinien wiedzieć, że może skutecznie żądać wystawienia rocznego raportu zbiorczego, nawet gdy otrzymywał miesięczne informacje o przekazywanych do ZUS składkach.
Forma poinformowania pracownika o składkach jest tak naprawdę dowolna – może to być nawet elektroniczny dokument wysłany na pocztę pracownikowi. Najważniejsze, aby wszystkie informacje w nim zawarte były zgodne z rzeczywistością.
Na zakończenie warto pamiętać, że nierzetelny pracodawca może podlegać odpowiedzialności prawnej, jeśli nie zechce przekazać nam informacji o składkach przekazanych do ZUS. Jak wskazuje art. 98 omawianej ustawy, każdy kto, jako płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika nie dopełnia obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie, podlega karze grzywny do 5.000 złotych. Tej samej karze podlega, kto dopuszcza się takiego czynu przy opłacaniu składek lub dokonywaniu wpłat z innych tytułów, do których poboru jest obowiązany Zakład. Za nieprawidłowości w raportach rozliczeniowych, a także innych dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje zatem sankcję w postaci grzywny. Niedopuszczalne jest natomiast odmawianie z powodu nieprawidłowości w dokumentacji uwzględnienia do stażu pracy określonych okresów składkowych, o ile oczywiście na podstawie dokumentacji tej, od początku lub w wyniku jej weryfikacji, można takie okresy ustalić. Jak podkreśla Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 25 maja 2010 r. (sygn. akt I KZP 4/10), nie są to wykroczenia trwałe. Za czas ich popełnienia należy przyjąć moment początkowy sytuacji, w której płatnik składek nie może już wykonać nałożonego na niego obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne lub przesłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych – w przewidzianym przepisami terminie.
