Zgodnie z treścią art. 36 w/w aktu prawnego, każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych.
Zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych według ustalonego wzoru albo w formie dokumentu elektronicznego albo w formie wydruku z tego oprogramowania dokonuje się w jednostce organizacyjnej Zakładu. Zgłoszenia do ubezpieczeń osób dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawiera w szczególności następujące dane dotyczące osoby zgłaszanej: nazwisko, imię pierwsze i drugie, datę urodzenia, nazwisko rodowe, obywatelstwo i płeć, tytuł ubezpieczenia, stopień niepełnosprawności, posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty, adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania.
Niezgłoszenie pracownika do obowiązkowego ubezpieczenia społecznego niesie dla przedsiębiorcy poważne skutki prawne. Jak wskazuje bowiem art. 219 Kodeksu karnego, każdy kto narusza przepisy prawa o ubezpieczeniach społecznych, nie zgłaszając, nawet za zgodą zainteresowanego, wymaganych danych albo zgłaszając nieprawdziwe dane mające wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Pamiętajmy także, że za niezgłoszenie pracownika do ZUS-u odpowiada pracodawca a nie pracownik (pracownik często nawet nie wie, czy został w ogóle zgłoszony, bo tego nie sprawdza i nie ma takiego obowiązku). Z drugiej strony niezgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego nie należy do wykroczeń sankcjonowanych przez organy Państwowej Inspekcji Pracy. Nie oznacza to jednak, że podczas ewentualnej kontroli ze strony inspektorów pracy nie mogą oni podjąć odpowiednich środków prawnych. Jeśli stwierdzą bowiem naruszenie omawianego obowiązku, bez zbędnej zwłoki informują o tym fakcie Zakład Ubezpieczeń Społecznych – ten z kolei wszczyna właściwą procedurę.
Jak zaznaczył A. Marek „Penalizowane zachowanie polega na niezgłoszeniu do ubezpieczenia osoby wykonującej pracę zarobkową albo na niepodaniu w zgłoszeniu wymaganych danych lub też podaniu danych nieprawdziwych, przy czym chodzi wyłącznie o dane mające wpływ na prawo do świadczeń (emerytalnych, rentowych, w zakresie zasiłku chorobowego) oraz ich wysokość. Dla bytu przestępstwa nie jest natomiast istotne, czy zachowanie sprawcy w rzeczywistości wpływ taki wywarło (przestępstwo formalne). Podmiotem omawianego przestępstwa jest pracodawca, który jest zobowiązany do zgłaszania zgodnie z prawdą wszelkich danych mających wpływ na prawo do świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich wysokość. Jest to więc przestępstwo indywidualne, które można popełnić jedynie umyślnie (tak w zamiarze bezpośrednim, jak i ewentualnym), co zakłada świadomość pracodawcy nierealizowania wymienionych obowiązków oraz chęć lub godzenie się z możliwymi konsekwencjami tego naruszenia.”
Niezgłoszenie pracownika do ZUS nie oznacza jednak, że dana osoba nie była objęta obowiązkowymi ubezpieczeniami za okres świadczonej pracy.
