Jest kilka metod, aby zapobiec konsekwencjom nielojalności podwładnych. Według mecenasa Romana Comi z Kancelarii R. Comi, E.I. Kamionk-Chełkowska „najprostszym sposobem jest stworzenie regulaminu pracy, w którym przewidzi się większość możliwości, w których pracownik będzie próbował działać na szkodę pracodawcy”. Taki wewnętrzny dokument może określać szczegółowo prawa i obowiązki pracownika oraz organizację pracy w danej jednostce. Warto pamiętać, że postanowienia regulaminu nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż przepisy zawarte w Kodeksie pracy.
Redagując taki dokument należy dokładnie przemyśleć jego treść. Ważne jest, by zabezpieczyć się przed nielegalnymi działaniami pracowników używających firmowego sprzętu. „Bardzo częstą sytuacją jest wgrywanie do firmowego komputera kradzionych gier. W przypadku kontroli legalności oprogramowania na takim komputerze pracodawca jako właściciel komputera miałby bardzo poważny i kosztowny problem” – ostrzega mecenas Roman Comi. Przed taką ewentualnością można uchronić się poprzez wprowadzenie zakazu posługiwania się sprzętem firmowym do celów prywatnych. Takie obostrzenie można zawrzeć w regulaminie pracy lub odrębnym oświadczeniu. „Ważne jest, aby mieć dowód, że pracownik przeczytał regulamin pracy i potwierdził to swoim podpisem” – podkreśla mecenas Comi.
Kolejnym poważnym problemem jest podkradanie klientów lub wynoszenie przez pracowników wiedzy o technologii i „know-how” firmy. Może to być szczególnie niebezpieczne, kiedy pracownik prowadzi działalność konkurencyjną albo pracuje w konkurencyjnej firmie. Mecenas Roman Comi radzi, by zawrzeć w regulaminie zakaz wykonywania działalności konkurencyjnej lub też możliwość takiej pracy tylko za wiedzą i zgodą obecnego pracodawcy. Naruszenie tego zakazu może skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia, z winy pracownika.
Odrębnym problemem jest możliwość wypłynięcia tej wiedzy już po odejściu czy zwolnieniu pracowników. Według mecenasa Romana Comi „jedynym sposobem na taką sytuację jest zawarcie umowy, mówiącej o zapłacie części wynagrodzenia przez określony czas w zamian za niewykorzystywanie wiedzy nabytej w naszym zakładzie pracy”. Rozwiązanie takie nie jest jednak obecnie zbyt powszechne z powodu niewiedzy pracodawców czy też sytuacji finansowej firm.
Warto dobrze zastanowić się nad tym, do jakich najważniejszych informacji mają dostęp nasi pracownicy oraz jakie inne sytuacje mogą narazić nas na poważne konsekwencje prawne. Zabezpieczenie się przed takimi ewentualnościami pozwoli nam uniknąć bardzo kosztownych konsekwencji – zarówno prawnych, jak i finansowych.
