Wniosek o wydanie zezwolenia, składany zarówno do starosty (burmistrza lub prezydenta miasta), jak i do konsula, powinien zawierać następujące dane:
-
nazwisko, imię lub imiona, nazwisko rodowe, datę i miejsce urodzenia, ostatnie miejsce zamieszkania osoby zmarłej,
-
datę i miejsce zgonu,
-
miejsce, z którego zmarły zostanie przewieziony, miejsce pochówku,
-
środek transportu, którym zostanie przewieziony do kraju,
-
nazwisko, imię lub imiona, adres zamieszkania wnioskodawcy oraz numer i seria dokumentu tożsamości.
Wydanie zezwolenia na sprowadzenie zmarłego z zagranicy zwolnione jest od opłaty skarowej. Starosta (burmistrz lub prezydent miasta) musi wydać decyzję niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 3 dni od dnia otrzymania wniosku. Do wniosku składanego do starosty (burmistrza lub prezydenta miasta) należy dołączyć: przetłumaczony na język polski akt zgonu lub inny dokument stwierdzający zgon oraz jego przyczynę, a w wypadku nieokreślenia przyczyny zgonu w wyżej wymienionych dokumentach do wniosku dołącza się odpowiednią dokumentację, która wyklucza śmierć na skutek choroby zakaźnej. Natomiast do wniosku składanego do konsula należy dołączyć: pozwolenie wydane przez starostę (burmistrza lub prezydenta miasta) oraz akt zgonu lub inny dokument stwierdzający zgon.
W przypadku śmierci spowodowanej chorobą zakaźną obowiązują pewne ograniczenia, co do możliwości pogrzebu w Polsce. W odniesieniu do ściśle określonych chorób starosta (burmistrz lub prezydent miasta) może wyrazić zgodę na sprowadzenie ciała zmarłego dopiero po upływie 2 lat.
Właściwym do sporządzenia polskiego aktu zgonu – w sytuacji, gdy śmierć miała miejsce poza granicami kraju – jest kierownik urzędu stanu cywilnego miejsca zamieszkania wnioskodawcy. Wnioskodawcami mogą być w szczególności członkowie najbliższej rodziny zmarłego. Jeśli wnioskodawca nie ma w kraju aktualnego miejsca zamieszkania polski akt zgonu sporządza kierownik urzędu stanu cywilnego właściwy ze względu na ostatnie miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Natomiast w przypadku, gdy wnioskodawca nigdy nie miał w kraju miejsca zamieszkania lub, jeżeli wniosek składał konsul – właściwy pozostaje kierownik urzędu stanu cywilnego miasta stołecznego Warszawy.
Sporządzenie polskiego aktu zgonu, w zależności od rodzaju zagranicznego dokumentu, jakim dysponujemy, może nastąpić poprzez: wpisanie zagranicznego aktu stanu cywilnego, odtworzenie aktu stanu cywilnego- w wypadku, kiedy nie można uzyskać zagranicznego odpisu aktu zgonu, bądź zarejestrowanie zgonu, który nie został zgłoszony za granicą.
Akt zgonu, który nastąpił za granicą, również powinien zostać wpisany do polskich ksiąg stanu cywilnego. Do wpisania aktu zgonu sporządzonego za granicą niezbędne są: oryginalny odpis aktu zgonu lub inny dokument potwierdzający zgon (dokument musi być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula), podanie wraz z oświadczeniem strony, że dotychczas nie występowała z podobnym wnioskiem do urzędów stanu cywilnego na terenie Polski oraz dowód dokonanej opłaty skarbowej. W przypadku wpisania do polskich ksiąg stanu cywilnego treści aktu zgonu, wysokości opłaty skarbowej wynosi 50 zł. Opłata skarbowa od decyzji o odtworzeniu aktu zgonu lub zarejestrowania zgonu wynosi 39 zł.
