Sprawę do stałego polubownego sądu konsumenckiego może wnieść konsument, przedsiębiorca, organizacja konsumencka oraz miejski (powiatowy) rzecznik konsumentów. Rozstrzygnięcie sporu przez sąd konsumencki następuje wtedy, gdy zgodzą się na to obie strony, które dokonują tzw. zapisu na sąd polubowny. Każda ze stron może mieć pełnomocnika – nie istnieje wymóg, aby był adwokat, bądź radca prawny. Okres rozpatrywania spraw z ugodą nie przekracza najczęściej 14 dni, jednak może on ulec wydłużeniu nawet do dwóch miesięcy w postępowaniach z wyrokiem. Przedłużenie okresu rozpatrywania sprawy wynika z konieczności zasięgnięcia opinii rzeczoznawcy.
Należy mieć na względzie, iż sądownictwo polubowne nie rozstrzyga sporów dotyczących usług energetycznych, finansowych oraz usług pocztowych i telekomunikacyjnych. W tym zakresie pomocy udzielają m.in. Arbiter bankowy, Sąd polubowny przy Rzeczniku Ubezpieczonych, Sąd polubowny przy Komisji Nadzoru Finansowego, Polubowny sąd konsumencki przy Prezesie Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Stałe polubowne sądu konsumenckie nie zajmują się również usługami naukowo-badawczymi, edukacyjnymi oraz usługami w zakresie ochrony zdrowia i opieki społecznej.
Wszczęcie postępowania rozpoczyna konsument, przedsiębiorca bądź organizacja konsumencka w momencie złożenia wniosku wraz z odpisem (kserokopią) oraz niezbędnymi dokumentami, takimi jak np. paragon zakupu, opinia rzeczoznawcy. Złożenie wniosku jest bezpłatne. W sytuacji, gdy podjęcie przez sąd czynności wiąże się z pobierana jest zaliczka od strony, która wnosi o podjęcie tej czynności. Natomiast w sytuacji, gdy obie strony sporu, czyli przedsiębiorca i konsument wnoszą o przeprowadzenie czynności lub sąd dopuszcza te czynności z urzędu, strony ponoszą koszty w częściach równych bądź innym stosunku.
Zadaniem przewodniczącego jest dokonanie oceny wniosku o rozpatrzenie sporu. W sytuacji, gdy wniosek nie dotyczy sporu o prawa majątkowe wynikłego z umów sprzedaży produktów i świadczenia usług zawartych między konsumentami a przedsiębiorcami, sprawa zostaje pozostawiona bez dalszego biegu, o czym należy zawiadomić wnioskodawcę. Z kolei, gdy wniosek posiada uchybienia formalne, czyli np. nie jest podpisany, to przewodniczący wzywa wnioskodawcę do poprawienia wniosku w terminie tygodniowym od dnia otrzymania wezwania. W przypadku, gdy po zbadaniu wniosku sprawie można nadać dalszy bieg, przewodniczący doręcza odpis wniosku stronie przeciwnej i wzywa ją do złożenia w ciągu 7 dni pisemnej odpowiedzi na wniosek z oświadczeniem czy zgadza się na rozpatrzenie sprawy przez sąd wskazany we wniosku. Wszczęcie postępowania uzależnione jest od zgody obu stron. Milczenie strony pozwanej jest jednoznaczne z brakiem zgody na sąd polubowny. W sytuacji, gdy strona wyraża zgodę – przewodniczący wyznacza termin rozprawy, która powinna odbyć się nie później niż miesiąc od dnia uzyskania zgody. Razem z zawiadomieniem stron o rozprawie Sąd wzywa je do wyznaczenia do składu orzekającego po jednym arbitrze z listy. Funkcję superarbitra, który przewodniczy rozprawie może pełnić przewodniczący bądź wyznacza on osobę spośród stałych arbitrów mających wyższe wykształcenie prawnicze.
Sprawy rozpoznawane są na jawnej rozprawie w składzie: superarbiter i dwóch arbitrów. Z rozprawy sporządza się protokół. Rozprawa odbywa się w siedzibie Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej. Zadaniem superarbitra jest skłanianie stron do porozumienia. Ugoda zawarta między stronami kończy postępowanie przed sądem.
Przebieg rozprawy jest niezależny od obecności stron, chyba, że przed rozpoczęciem rozprawy strona wniosła o jej nie przeprowadzanie i wykazała, że nie może stawić się z niezależnych od niej przyczyn. Rozprawę można odroczyć, w sytuacji, gdy sąd stwierdzi nieprawidłowość w doręczeniu zawiadomienia stronom lub nieobecność strony jest wywołana nadzwyczajnym wydarzeniem.
Po zamknięciu rozprawy sąd ogłasza wyrok – najpóźniej 3 dni od dnia zamknięcia rozprawy. Wyrok sądu konsumenckiego jest nieodwołalny. Odpis wyroku sąd doręcza stronom w terminie 14 dni od dnia jego wydania wraz z pisemnym uzasadnieniem. Od wyroku SPSK stronom przysługuje jedynie skarga do sądu powszechnego w ciągu 3 miesięcy od doręczenia wyroku. Wyrok i ugoda zawarta w ten sposób mają moc wyroku sądu powszechnego. Koszty postępowania ponosi strona przegrana. Przewodniczący może z nich też zwolnić.
