SIO funkcjonuje od 2005 roku. Są w nim gromadzone zbiory danych o szkołach i placówkach oświatowych, uczniach, słuchaczach, wychowankach i absolwentach. Obejmuje również dane o nauczycielach, wychowawcach i innych pracownikach, a także dotyczące wypełniania obowiązku nauki. Do jego zadań należy gromadzenie i przetwarzanie danych statystycznych niezbędnych do prowadzenia polityki edukacyjnej państwa, podnoszenia jakości i upowszechniania edukacji oraz sprawnego finansowania zadań oświatowych. Dane zbierane w SIO stanowią podstawę np. do wyliczania wysokości części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostek samorządu terytorialnego, kształtowania wynagrodzeń nauczycieli.
Postęp techniczny w dziedzinie gromadzenia danych w systemach teleinformatycznych, jaki nastąpił od czasu wprowadzenia Systemu Informacji Oświatowej spowodował, że uregulowane w aktualnie obowiązującej ustawie rozwiązania dotyczące organizacji i zasad działania systemu stały się nieefektywne. Warto również podkreślić, iż uzyskanie aktualnych danych z określonego zakresu z całego kraju, według stanu na konkretny dzień, nie jest możliwe. W efekcie SIO w sposób niewystarczający wspomaga proces zarządzania oświatą.
Nowe rozwiązania mają zmienić zasady organizacji i działania SIO w ten sposób, aby umożliwić efektywne zarządzanie oświatą na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym. Oczekuje się, że zwiększą one efektywność finansowania zadań oświatowych, kontrolowania i nadzorowania oświaty przez ministra edukacji narodowej. Powinny też przyczynić się do podnoszenia jakości edukacji. Jedna z głównych zmian w zasadach działania Systemu Informacji Oświatowej ma doprowadzić do powstania rejestru publicznych oraz niepublicznych szkół i placówek oświatowych (RSPO), stanowiącego część nowej bazy danych SIO. Po umieszczeniu w RSPO każda z tych instytucji, dzięki współpracy z Głównym Urzędem Statystcznym, będzie niezawodnie identyfikowana w SIO poprzez numer REGON. Zapewni to większą wiarygodność informacji zgromadzonych w systemie.
Kolejna zmiana będzie polegała na gromadzeniu w bazie danych SIO jednostkowych danych dotyczących uczniów i nauczycieli, w tym danych osobowych. Dane dotyczące uczniów i nauczycieli podzielono na identyfikacyjne (np. PESEL, nazwisko, imię) i dziedzinowe (inne dane dotyczące ucznia lub nauczyciela, np. klasa do której uczeń uczęszcza, stopień awansu zawodowego nauczyciela). Dane identyfikacyjne i dziedzinowe o dzieciach, uczniach, słuchaczach i wychowankach będą gromadzone w bazie danych SIO w postaci odrębnych rekordów, tzw. rekordów uczniów. Przewidziano także uzupełnienie przez Centralną Komisję Egzaminacyjną i okręgowe komisje egzaminacyjne rekordów uczniów o wyniki egzaminów. Oznacza to stworzenie możliwości dokumentowania kompletnej ścieżki edukacyjnej uczniów. Natomiast dane identyfikacyjne i dziedzinowe o nauczycielach, wychowawcach i innych pracownikach pedagogicznych będą gromadzone w formie tzw. rekordów nauczycieli. Rekord ucznia i nauczyciela będzie identyfikowany w bazie danych SIO przez PESEL oraz imię i nazwisko.
Oznacza to odstąpienie od zasady gromadzenia w SIO danych zbiorczych, które opisują działalność szkół i placówek – na rzecz gromadzenia danych jednostkowych, w tym o uczniach i nauczycielach. Taki mechanizm sprawi m.in., że subwencja oświatowa będzie kierowana do właściwej jednostki samorządu terytorialnego w precyzyjnie ustalonej wysokości. Założono również możliwość współpracy Systemu Informacji Oświatowej z systemem PESEL w celu potwierdzania prawidłowości danych identyfikacyjnych uczniów i nauczycieli wprowadzonych do SIO oraz pozyskiwania danych z rejestru PESEL do lokalnych baz danych za pośrednictwem bazy danych SIO. Dyrektorzy publicznych szkół podstawowych i gimnazjów oraz gminy będą mogli wykorzystywać dane pozyskane z rejestru PESEL oraz dane zgromadzone w bazie danych SIO m.in. w celu. kontrolowania i egzekwowania spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego oraz obowiązków: szkolnego i nauki.
Zaproponowano, aby ustawa weszła w życie 1 września 2011 r., z wyjątkiem przepisów dotyczących zasad działania i organizacji przekazywania danych do bazy SIO z lokalnych baz danych, które miałyby obowiązywać od 1 stycznia 2012 r.
