Niezależnie od treści i formy określonego testamentu, każdy spadkodawca może przez rozrządzenie testamentowe zobowiązać spadkobiercę ustawowego lub testamentowego do spełnienia określonego świadczenia majątkowego na rzecz oznaczonej osoby, jest to tzw. zapis zwykły. Spadkodawca może obciążyć zapisem zwykłym także zapisobiorcę, wówczas jest to dalszy zapis. Logicznym jest, że osoba obciążona obowiązkiem spełnienia określonego świadczenia (zapisem) powinna być wskazana przez spadkodawcę. Niewskazanie tej osoby nie powoduje jednak nieważności zapisu. Lukę w tym przedmiocie wypełnia przepis art. 971 KC, zawierający ustawową regułę interpretacyjną, według której w takiej sytuacji zapis obciąża spadkobierców w stosunku do wielkości ich udziałów spadkowych. Reguła ta wchodzi w rachubę także wówczas jeżeli spadek w wyniku działu przypadł jednemu ze spadkobierców, jednakże w masie spadkowej podlegającej podziałowi nie objęto przedmiotu zapisu.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 18 lutego 1999 r. (sygn. akt I CKN 1002/97), w przeciwieństwie do powołanego w testamencie spadkobiercy, zapisobiorca nie jest następcą prawnym spadkodawcy, i to nie tylko pod tytułem ogólnym, lecz także pod tytułem szczególnym. Wskutek ustanowienia zapisu powstaje – z chwilą otwarcia spadku – między zapisobiorcą a obciążonym zapisem stosunek zobowiązaniowy, na podstawie którego zapisobiorca może żądać od obciążonego spełnienia świadczenia stanowiącego przedmiot zapisu. A zatem, jeżeli przedmiotem zapisu jest udział w prawie własności nieruchomości, to do wykonania obowiązku wynikającego z zapisu konieczne jest jeszcze przeniesienie tego prawa na zapisobiorcę w formie prawem przepisanej, tzn. przez zawarcie umowy rzeczowej. Odmowa zaś spadkobiercy wykonania zapisu tak określonego uzasadnia powództwo zapisobiorcy z art. 64 KC o wydanie orzeczenia zastępującego brakujące oświadczenie woli spadkobiercy, odmawiające zawarcia w wykonaniu zapisu właściwej umowy. Zapis stanowi podstawę tego powództwa.
Zapis może być uczyniony pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu – nie jest to jednak dopuszczalne w przypadku konstruowania testamentu. W braku odmiennej woli spadkodawcy zapis rzeczy oznaczonej co do tożsamości jest bezskuteczny, jeżeli rzecz zapisana nie należy do spadku w chwili jego otwarcia albo jeżeli spadkodawca był w chwili swej śmierci zobowiązany do zbycia tej rzeczy.
Jeżeli przedmiotem zapisu jest rzecz oznaczona co do tożsamości, do roszczeń zapisobiorcy o wynagrodzenie za korzystanie z rzeczy, o zwrot pożytków lub o zapłatę ich wartości, jak również do roszczeń obciążonego zapisem o zwrot nakładów na rzecz stosuje się odpowiednio przepisy o roszczeniach między właścicielem a samoistnym posiadaczem rzeczy. Jeżeli przedmiotem zapisu jest rzecz oznaczona co do tożsamości, obciążony zapisem ponosi względem zapisobiorcy odpowiedzialność za wady rzeczy jak darczyńca. Jeżeli przedmiotem zapisu są rzeczy oznaczone tylko co do gatunku, obciążony powinien świadczyć rzeczy średniej jakości, uwzględniając przy tym potrzeby zapisobiorcy.
Jeżeli przedmiotem zapisu są rzeczy oznaczone tylko co do gatunku, do odpowiedzialności obciążonego względem zapisobiorcy za wady fizyczne i prawne rzeczy stosuje się odpowiednio przepisy o rękojmi przy sprzedaży. Jednakże zapisobiorca może żądać od obciążonego zapisem tylko odszkodowania za nienależyte wykonanie zapisu albo dostarczenia zamiast rzeczy wadliwych rzeczy takiego samego gatunku wolnych od wad oraz naprawienia szkody wynikłej z opóźnienia. Roszczenie z tytułu zapisu przedawnia się z upływem lat pięciu od dnia wymagalności zapisu.
Ustawodawca nie tak dawno, bo od 23 października 2011 r., wprowadził do polskiego systemu prawnego szczególną odmianę omawianej instytucji – tzw. zapis windykacyjny. W uzasadnieniu projektu ustawy wprowadzającej powyższą instytucję wskazano, że celem nowelizacji było wdrożenie do prawa cywilnego rozwiązań pozwalających na skuteczne przesądzenie przez spadkodawcę o sposobie podziału pozostałego po nim majątku. Konstrukcja zapisu windykacyjnego umożliwia pełną i natychmiastową (oczywiście w chwili otwarcia spadku) realizację woli testatora. W testamencie sporządzonym w formie aktu notarialnego spadkodawca może zatem postanowić, że oznaczona osoba nabywa przedmiot takiego zapisu z chwilą otwarcia spadku. Zapis windykacyjny może dotyczyć wyłącznie:
- rzeczy oznaczonej co do tożsamości,
- zbywalnego prawa majątkowego,
- przedsiębiorstwa lub gospodarstwa rolnego,
- ustanowienia na rzecz zapisobiorcy użytkowania lub służebności.
Zapis windykacyjny będzie jednak bezskuteczny, jeżeli w chwili otwarcia spadku przedmiot zapisu nie należy do spadkodawcy albo spadkodawca był zobowiązany do jego zbycia. Jeżeli przedmiotem zapisu jest ustanowienie dla zapisobiorcy użytkowania lub służebności, zapis jest bezskuteczny, gdy w chwili otwarcia spadku przedmiot majątkowy, który miał być obciążony użytkowaniem lub służebnością nie należy do spadku albo spadkodawca był zobowiązany do jego zbycia.
Zastrzeżenie warunku lub terminu uczynione przy ustanawianiu zapisu windykacyjnego uważa się za nieistniejące. Jeżeli jednak z treści testamentu lub z okoliczności wynika, że bez takiego zastrzeżenia zapis nie zostałby uczyniony, zapis windykacyjny jest nieważny. Przepisów tych nie stosuje się, jeżeli ziszczenie się lub nieziszczenie się warunku albo nadejście terminu nastąpiło przed otwarciem spadku. Zapis windykacyjny nieważny ze względu na zastrzeżenie warunku lub terminu wywołuje skutki zapisu zwykłego uczynionego pod warunkiem lub z zastrzeżeniem terminu, chyba że co innego wynika z treści testamentu lub z okoliczności.
Zgodnie z treścią art. 9814 KC, spadkodawca może obciążyć zapisem zwykłym osobę, na której rzecz uczynił zapis windykacyjny. Tak naprawdę zapis windykacyjny jest alternatywą dla dotychczas obowiązujących przepisów w zakresie dziedziczenia. Zapis ten pozwala na dokładniejszą realizację woli spadkodawcy, co przed 2011 r. nie było w ogóle możliwe. Testator może od tej chwili z dużą swobodą przeznaczyć określone rzeczy należące do jego majątku konkretnej osobie, bez obawy o to czy będzie musiało zostać przeprowadzone postępowanie o dział spadku. Zapis windykacyjny nie może być jednak utożsamiany z dziedziczeniem, bowiem w ramach „normalnego” spadkobrania spadkobiercy nabywają poszczególne prawa pod tytułem ogólnym, zaś zapisobiorca pod tytułem szczególnym. Jednocześnie w ramach zapisu windykacyjnego można nabyć tylko i wyłącznie prawa, w przypadku zaś ogólnych zasad dziedziczenia, spadkobiercy mogą nabywać zarówno prawa jak i długi po zmarłym (majątek spadkowy obejmuje bowiem zarówno aktywa jak i pasywa spadkobiercy).
