Projekt rozporządzenia określa kwoty górnej granicy wartości pomocy dla poszczególnych grup uczniów. Zróżnicowanie wartości kwot dofinansowania wynika z uśrednionych cen kompletu podręczników dostępnych na rynku dla poszczególnych klas i ich wzrostu na kolejnych etapach edukacyjnych. Dofinansowanie dotyczy podręczników do kształcenia ogólnego – w tym specjalnego. Kwota dofinansowania do podręczników w zasadniczych szkołach zawodowych jest niższa niż w pozostałych szkołach ponadgimnazjalnych, ponieważ zakres kształcenia ogólnego realizowany w zasadniczych szkołach zawodowych jest mniejszy niż w pozostałych typach szkół. Z dofinansowania zostali wyłączeni uczniowie szkół policealnych. Szkoły te realizują przede wszystkim naukę w zawodzie. Do podręczników szkolnych przeznaczonych do kształcenia zawodowego i ogólnozawodowego udzielana jest dotacja przedmiotowa.
W projekcie rozporządzenia określono tryb ubiegania się o przyznanie pomocy. Pomoc w formie dofinansowania zakupu podręczników przyznaje się na wniosek rodziców ucznia, nauczyciela, pracownika socjalnego lub innej osoby, za zgodą przedstawiciela ustawowego lub rodziców zastępczych. Wniosek składa się do dyrektora szkoły, do której uczęszcza lub będzie uczęszczał uczeń. Grupa podmiotów, które mogą wystąpić z wnioskiem o dofinansowanie wyczerpuje zakres osób mających wiedzę, co do sytuacji materialnej dziecka. Przyczyny osobiste rodziców lub problemy z prawidłowym wypełnianiem funkcji rodzicielskiej mogą być powodem rezygnacji z osobistego występowania z prośbą o pomoc lub mogą być przyczyną niedopełnienia formalności związanych z przygotowaniem stosownego wniosku. W takich sytuacjach rolę wnioskodawcy spełniają inne osoby wskazane w projekcie rozporządzenia.
Gmina na podstawie informacji o liczbie zgłoszonych wniosków ze względu na uzasadnione przypadki przekazanej przez dyrektorów szkół podejmie decyzję o liczbie uczniów uprawnionych do otrzymania pomocy w poszczególnych szkołach, z zastrzeżeniem, iż suma uczniów, którym udzielono pomocy w tym trybie nie może przekroczyć 10% ogólnej liczby uczniów klas objętych programem zamieszkujących na terenie danej gminy. Podział środków, który jest odzwierciedleniem liczby złożonych wniosków dokonuje się na poziomie gminy i zapobiega ich nieefektywnemu lokowaniu w szkołach. Po analizie wniosków i w ramach przyznanej przez gminę liczby uczniów objętych pomocą ze względu na uzasadnione przypadki dyrektor szkoły przyznaje pomoc w formie dofinansowania zakupu podręczników uczniom zgłoszonym ze względu na uzasadnione przypadki. W sytuacji większej liczby wniosków niż limit liczby uczniów, otrzymany odpowiednio od wójta gminy, burmistrza lub prezydenta miasta, właściwego dla siedziby szkoły, dyrektor szkoły podejmuje decyzję w oparciu o uzasadnienie dołączone do wniosku.
Projekt przewiduje, że do wniosku o udzielenie pomocy w formie dofinansowania zakupu podręczników należy dołączyć zaświadczenie o wysokości dochodów. Jednocześnie dopuszcza się, w uzasadnionych sytuacjach, możliwość dołączenia – zamiast zaświadczenia o wysokości dochodów – oświadczenia o wysokości dochodów. Zdarzają się sytuacje, gdy niemożliwe jest uzyskanie zaświadczenia o wysokości dochodów np. osoba nie pracuje, a jeszcze nie otrzymała świadczeń z pomocy społecznej lub samotnie wychowując dziecko nie pracuje i pozostaje na utrzymaniu rodziców lub innych krewnych. Równocześnie projekt przewiduje, że w przypadku osoby korzystającej ze świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej w formie zasiłku stałego lub okresowego możliwe jest dołączenie – zamiast zaświadczenia o wysokości dochodów – zaświadczenia o korzystaniu z tych świadczeń. Osoba, która posiada już zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń z pomocy społecznej nie musi starać się o uzyskanie zaświadczenia o wysokości dochodów.
Dyrektor szkoły zobowiązany jest do sporządzenia listy uczniów uprawnionych do otrzymania pomocy w formie dofinansowania zakupu podręczników. Sporządzenie listy zgodnie z kryteriami programu równoznaczne jest z zakwalifikowaniem uczniów do grupy uprawnionych do otrzymania pomocy. Dowodem zakupu jest imienna faktura VAT, rachunek, paragon lub oświadczenie o zakupie podręczników z zawartą informacją, iŜ opisane wydatki rozliczone zostały tylko w ramach programu lub nie zostały rozliczone w ramach innego programu pomocy uczniom. Możliwość przedłożenia także oświadczenia jako dowodu zakupu została podyktowana weryfikacją programu w 2009 r. Nie wszyscy rodzice pamiętali o konieczności zgłoszenia wystawienia faktury podczas zakupu podręczników. Często także dokonywali zakupu podręczników z rynku wtórnego. Ponadto wprowadzona do projektu została konieczność zawarcia w oświadczeniu informacji o rozliczeniu wydatków tylko z jednego źródła. Wyklucza się w ten sposób możliwość przedstawienia potwierdzenia wydatków w formie faktury na zakup podręczników finansowanych np. w ramach wydatków ze stypendium szkolnego i jednocześnie oświadczenia o zakupie tych samych podręczników z programu „Wyprawka szkolna”.
