Zgodnie z treścią art. 114 KPA, w sprawie, w której toczy się postępowanie przed organem administracji publicznej, strony mogą zawrzeć ugodę – jeżeli przemawia za tym charakter sprawy, przyczyni się to do uproszczenia lub przyspieszenia postępowania i nie sprzeciwia się temu przepis prawa. Musimy przy tym pamiętać, że nie jest dopuszczalne zawarcie ugody poza postępowaniem administracyjnym prowadzonym w danej sprawie. Postępowanie administracyjne jest bowiem zorganizowanym ciągiem czynności procesowoprawnych i czynności materialnoprawnych, ale prowadzonych w wyznaczonych przepisami prawa granicach: w pierwszej instancji rozpoczyna je czynność wszczęcia postępowania w sprawie, a kończy doręczenie (ogłoszenie) decyzji stronie.
Ugoda może być zawarta przed organem administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w pierwszej instancji lub postępowanie odwoławcze, do czasu wydania przez organ decyzji w sprawie. Porozumienie stron w tym zakresie może być zawarte w okresie od daty wszczęcia postępowania w danej instancji do czasu wydania decyzji administracyjnej. Końcową datę okresu, w którym ugoda może być zawarta, należy rozumieć jako ostatni dzień terminu załatwienia danej sprawy.
Ugodę sporządza się w formie pisemnej. Powinna ona zawierać: oznaczenie organu, przed którym została zawarta, datę sporządzenia, oznaczenie stron, przedmiot i treść ugody, wzmiankę o jej odczytaniu i przyjęciu, podpisy stron oraz podpis pracownika organu administracji publicznej, upoważnionego do sporządzenia ugody. Organ administracji publicznej utrwala fakt zawarcia ugody w aktach sprawy, w formie protokołu podpisanego przez osobę upoważnioną do sporządzenia ugody. Zawarcie ugody przez strony nie decyduje jednak o jej prawomocności i wykonalności – sama zgodna wola stron w tym zakresie nie jest wystarczająca. W związku z tym, ugoda wymaga zatwierdzenia przez organ administracji publicznej, przed którym została zawarta. Zaznaczmy jednak, że organ administracji publicznej odmówi zatwierdzenia ugody zawartej z naruszeniem prawa, nieuwzględniającej stanowiska organu albo naruszającej interes społeczny bądź słuszny interes stron. Zatwierdzenie bądź odmowa zatwierdzenia ugody następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie; postanowienie w tej sprawie powinno być wydane w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia ugody. W przypadku gdy ugoda zawarta została w toku postępowania odwoławczego, z dniem, w którym stało się ostateczne postanowienie zatwierdzające ugodę, traci moc decyzja organu pierwszej instancji, o czym zamieszcza się wzmiankę w tym postanowieniu. Łącznie z postanowieniem zatwierdzającym ugodę doręcza się stronom odpis ugody. Postanowienie o zatwierdzeniu ugody ma charakter procesowy, gdyż uruchamia skutki materialnoprawne dla zatwierdzonej jego mocą ugody. Ma ponadto charakter kontrolny, bowiem do obrotu prawnego wchodzi ugoda jako akt merytorycznie kończący sprawę. Artykuł 118 § 3 KPA określa kryteria odmowy zatwierdzenia ugody, wśród nich jest zawarcie ugody z naruszeniem prawa. Naruszenie przepisów prawa obejmuje zarówno naruszenie przepisów prawa materialnego, jak i przepisów prawa procesowego.
Ugoda staje się wykonalna z dniem, w którym postanowienie o jej zatwierdzeniu stało się ostateczne. Organ administracji publicznej, przed którym została zawarta ugoda, potwierdza jej wykonalność na egzemplarzu ugody. Zatwierdzona ugoda wywiera takie same skutki, jak decyzja wydana w toku postępowania administracyjnego.
