Ustawodawca wyraźnie wskazuje, że prawo wystąpienia z inicjatywą zawarcia układu zakładowego przysługuje dwóm podmiotom:
- pracodawcy,
- każdej zakładowej organizacji związkowej.
Art. 240 KP wskazuje nam, że układ określa:
- warunki, jakim powinna odpowiadać treść stosunku pracy,
- wzajemne zobowiązania stron układu, w tym dotyczące stosowania układu i przestrzegania jego postanowień.
Układ może określać inne sprawy poza wymienionymi powyżej, nie uregulowane w przepisach prawa pracy w sposób bezwzględnie obowiązujący. Układ nie może naruszać praw osób trzecich. Zawarcie układu dla pracowników zatrudnionych w jednostkach budżetowych oraz samorządowych zakładach budżetowych może nastąpić wyłącznie w ramach środków finansowych będących w ich dyspozycji, w tym wynagrodzeń określonych na podstawie odrębnych przepisów. Wniosek o zarejestrowanie układu zawartego dla pracowników zatrudnionych w jednostkach budżetowych oraz samorządowych zakładach budżetowych powinien zawierać oświadczenie organu, który utworzył dany podmiot lub przejął funkcje takiego organu.
Zgodnie z treścią art. 24525 KP, jeżeli pracowników, dla których ma być zawarty układ zakładowy, reprezentuje więcej niż jedna organizacja związkowa, rokowania w celu zawarcia układu prowadzi ich wspólna reprezentacja lub działające wspólnie poszczególne organizacje związkowe. Jeżeli w terminie wyznaczonym przez podmiot występujący z inicjatywą zawarcia układu zakładowego, nie krótszym niż 30 dni od dnia zgłoszenia inicjatywy zawarcia układu, nie wszystkie organizacje związkowe przystąpią do rokowań w powyższym trybie, do prowadzenia rokowań są uprawnione organizacje związkowe, które przystąpiły do rokowań. Warunkiem prowadzenia rokowań jest jednak uczestniczenie w nich co najmniej jednej reprezentatywnej zakładowej organizacji związkowej. Pamiętajmy przy tym, że jeżeli przed zawarciem układu zostanie utworzona zakładowa organizacja związkowa, ma ona prawo przystąpić do rokowań. Układ zakładowy zawierają wszystkie organizacje związkowe, które prowadziły rokowania nad tym układem, bądź przynajmniej wszystkie reprezentatywne organizacje związkowe uczestniczące w rokowaniach.
Postanowienia układu zakładowego nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia obejmującego ich układu ponadzakładowego. Układ zakładowy nie może określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy.
Ważną kwestią jest także to, że ze względu na sytuację finansową pracodawcy strony układu zakładowego mogą zawrzeć porozumienie o zawieszeniu stosowania u danego pracodawcy, w całości lub w części, tego układu oraz układu ponadzakładowego bądź jednego z nich, na okres nie dłuższy niż 3 lata. W razie gdy u pracodawcy obowiązuje jedynie układ ponadzakładowy, porozumienie o zawieszeniu stosowania tego układu lub niektórych jego postanowień mogą zawrzeć strony uprawnione do zawarcia układu zakładowego. Porozumienie takie podlega zgłoszeniu do rejestru odpowiednio układów zakładowych lub układów ponadzakładowych. Ponadto informację o zawieszeniu stosowania układu ponadzakładowego strony porozumienia przekazują stronom tego układu.
Układ zakładowy może obejmować więcej niż jednego pracodawcę, jeżeli pracodawcy ci wchodzą w skład tej samej osoby prawnej. Rokowania nad zawarciem układu zakładowego prowadzą:
- właściwy organ osoby prawnej oraz
- wszystkie zakładowe organizacje związkowe działające u pracodawców.
