NDA jest zawierana przede wszystkim w sytuacjach, w których dochodzi do transferu czy wykorzystywania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Warto pomyśleć także o jej sporządzeniu na wstępnym etapie współpracy pomiędzy przedsiębiorcami, czyli już na poziomie prowadzonych negocjacji. Wszystko oczywiście będzie jednak zależało od tego na jakich zasadach ukształtuje się wzajemna relacja kontrahentów. Umowa poufności może zostać zawarta przez co najmniej dwa podmioty, przy czym nie ma znaczenia czy są to osoby fizyczne czy osoby prawne, oczywiście decydujące w takim przypadku jest zawsze posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych.
NDA nie musi przybierać bezwzględnie formy oddzielnej umowy, może zostać sporządzona w postaci klauzuli w istniejącym już porozumieniu. Jej przedmiotem jest udostępnianie drugiej stronie umowy danych o niejawnym charakterze – jak była mowa na początku niniejszego artykułu będą to z reguły informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. Zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, przez tajemnicę przedsiębiorstwa powinniśmy rozumieć nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.
Wracając jednak do NDA, ma ona charakter dwustronnie zobowiązujący, a zatem każda ze stron tak zawartej umowy jest obowiązana do zachowania wszystkich uzyskanych od drugiej strony poufnych informacji. Tym samym w przedmiotowej umowie warto dokładnie określić dane, które nie mogą zostać upowszechnione, a także okres czasu na jaki taki obowiązek istnieje. Każda umowa powinna być jak najbardziej precyzyjna, jednak konstrukcja NDA wymaga zachowania najwyższych standardów prawniczych przy jej formułowaniu. Warto także pamiętać o tym, że przedmiotem omawianej umowy mogą być wyłącznie informacje mające lub mogące mieć jakąkolwiek wartość majątkową. Niedokładnie sporządzone zobowiązanie może w przyszłości kosztować nas utratę cennych i zdobywanych przez wiele lat informacji i doświadczeń.
Oczywiście umowa poufności ma także swoje ograniczenia – w jej zakres nie mogą bowiem wchodzić informacje powszechnie znane, ogólnodostępne, czy takie które muszą być przez stronę umowy udostępnione ze względu na powszechnie obowiązujące przepisy prawa np. względem sądu czy prokuratury.
